當你的購案需要由 中正大學 的經費支出時,請按以下程序進行:

根據中正大學採購規定:
      (1)
一萬元以下購案不需要先請購,直接請廠商出貨開發票即可。
      (2)
一萬元以上至十萬元之購案則需要先請購,待請購案通過後(通常需一至二週)即可開立發票。
      (3)
十萬元以上購案必須上網公開招標

當你的購案需要由中正大學的經費支出時,請按以下程序進行:

  1、 首先應找主管說明及討論所需購買的理由,並取得主管的認可。進行程序如下:

         a)向國內經銷商詢價時,首先要告知代理商,台幣報價的購案可以申辦免稅令。因此,
              
凡購案金額(含關稅)的總價超過三萬元時,請代理商的報價自動轉成「不含關稅、含營業稅」,並在報價單上列出此字樣。

 

         b)經向廠商詢價或訪價並取得報價單後,請購者備齊採購資料電子檔, 以電子信寄給計畫指導(或設施總監)批示
            
(若見到總監在線上便可打 Skype 電話)。電子檔包括:

               1. 內部購案管理輸入檔(下載到個人電腦桌面,點選表單中的New_Dbase_Purchase)(範本

               2. 報價單(請務必附上中文品名再掃描存成 PDF 檔)(掃描格式

               3. 相關技術資料(各項目的資料務必完整的填寫)

               4. 訂製品的設計圖檔案

               5.「學長驗證單」與()「計畫指導驗證單」(依各別計畫指導要求)

註:若是以前有人買過的東西就 該請人驗證,若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證,若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證, 屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。


             
註:各計畫指導若對購案有疑問,須在 24小時內提出,24小時之後若無疑議,請購者才可向廠商回傳下訂單。

 

              電子檔檔名之統一格式,如下

               1. 電子信標題(電子購案:元件類別名稱,如   電子購案:實驗室耗材一批)注意:郵件主旨請勿使用全形標點符號)

               2. 內部購案管理輸入檔(Dbase_Purchase_input-file.mdb

               3. 報價單掃描檔:
                    A
、十萬元以下(物品品名_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf,如   實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf
                    B
十萬元以上:
                           I
、詢價議價後的報價單(物品品名_最低 預估金額_Quotation.pdf,如   光學桌_最低預估金額_Quotation.pdf
                          II
、高於最低預估金額 8%的報價單(物品品名_最高 預估金額_Quotation.pdf, 如   光學桌_最高預估金額_Quotation.pdf

         b)主管和請購者討論,若無問題則在內部購案管理輸入檔輸入經費來源及其他資訊,加上數位簽名,然後同時寄給行政助理及請購者。

  2、 審核過程中,報價單內容若有增刪或修改的部分,務必請向廠商重新提供修改後的報價單,再以PDF檔寄給行政助理。
        
若有紙本的正本報價單也一併附上(購買國內廠商代裡之國外產品時,可以台幣報價以節省作業成本)。

  3、 行政助理收到電子請購資料後,會以電子信核發購案編號給請購者,同時在 file server上的 purchase records檔案夾 建立
        
一子檔案夾,以購案編號為名,將採購資料(內部購案管理輸入檔、報價單、及相關技術資料)電子檔存 入該檔案夾
        
,並在經費賬目上預留該筆購案的款項。

  4  a. 一萬元以下購案:通常價值五千元以下的單一物品不會被列為儀器設備。因此若物品價值超過五千元則需考慮
                                             
物品名稱是否有可能被列為儀器設備。若是的話則必須與國科會計畫核准清單相符才可核銷
                                             
。發票請廠商隨貨送到。  

          b. 一至十萬元購案:負責採購之人員請先將預購物品之估價單(抬頭需為中正大學物理系林俊元老師,品名須逐
                                             
項逐字中譯 )傳真一份給中正大學負責學生。此負責學生收到估價單後將
                                             
會辦理請購程序,並通知何時請購案通過。

          c. 十萬元以上購案:

              限制性招標案 :請提供「限制性招標議價理由書」並附上一張估價單。辦理之程序如上述。

              上網招標案     :請提供「規格書」並附上一張估價單。辦理之程序如上述。

                                     林俊元老師會email通知行政助理上網招標的日期,再轉寄給該案負責人通知廠商於招標期間前往
                                    
投標。(上網程序)若第一次開標未達三家,則算為流標,於當天第二次上網公告。

                                     制式的郵件標題如列:

                                     [第一次上網通知]─XXXXX(購案名稱)
                                     [
第二次上網通知]─XXXXX(購案名稱)(第一次上網開標結果流標才會發第二次通知)

                                     若廠商對投標有任何問題,請廠商直接電詢林俊元老師或中正大學負責購案的同學。

             不論是以限制性招標或上網招標方式,請填寫「採購案價格分析及底價建議表」,連同招標文件一併寄給林俊元老師。

             若該購案不在該經費原核定項下,請另外提出「變更理由書」(為何原先計畫書沒列,為何現在要買),向 國科會提出變更申請。
            
變更理由書請以文字檔繕寫,經主管審閱後寄給林俊元老師。

  5、 除非緊急情形,總金額超過台幣十萬元之購案一定要公告詢價。不要任意請廠商以不同商號報價,規避法定程序。
        
除非緊急情形,總金額超過台幣十萬元之購案,如果是進口貨,必須以外幣報價,且需申請免稅令。

  6、請購者應留意,如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號,請主動向行政助理詢問進度。
        
請購者事後應自行上網確認行政助理已預留款項。

  7、確定預留款項後,才可向廠商下訂單(屬非急件);訂單應以主管的簽字為有效。

  8、報價單回傳訂購後,必須跟對方確認他有收到,確認他知道如何處置(例如,立即先下訂單,不用等所內正式採購,
       
以爭取時效)。

  9、交貨期應以報價單上的交貨期限為準,隨時與廠商保持聯繫,並掌握該購案的進度。

10、貨到驗收若符合規格,請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案:

         a invoicepacking list的紙本及電子檔,電子檔檔名之統一格式,如下:
                1.
發票掃描檔    採購之物品品名_Invoice.pdf,如   實驗室耗材一批_Invoice.pdf
                2.
送貨單掃描檔(採購之物品品名_Packing list.pdf,如   實驗室耗材一批_Packing list.pdf

               十萬元以上設備類購案,若貨到先送中正大學驗收後再轉原分所,待貨送到原分所後,請當事人即刻發到貨通知,
              
同時將原版儀器使用手冊交給行政助理建()檔;

               若貨到直接送原分所,請當事人將InvoicePacking List掃描後 連同紙本交給行政助理,或請代理商直接寄至中正大學,
              
原版儀器使用手冊則交給行政助理建()檔。

         b提供 「儀器設備」或「光學元件」輸入檔,輸入完畢請將輸入檔(儀器設備需附上照相檔)寄給設施總監審查 :
              
(中正的財產資料庫是由中大區行政助理負責管理,因此審核後的輸入檔應寄給該區行政助理登錄。)

               儀器設備Instrument_input-file.mdb(點選連結後,請先儲存到個人電腦再使用)照相細則,請參以下第1415點。

               光學元件OpticsDatabase_input-file.mdb(點選連結後,請先儲存到個人電腦再使用)

                                   I、貨到原分所,請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區,亦須先編號後再轉運至中央區。

                                  II、貨到中大區,請將光學元件交給中大區行政助理,等待原分所區行政助理給予編號後,即編寫上光學元件。

                                  :光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未經設施總監審核通過的元件,
                                          
請通知原分所區行政助理先編給編號,並由行政助理或需要借出的人()編寫上元件:(借用規定

          c)十萬元以上 購案,請填寫「驗收紀錄表」PDF  DOC,以便轉交中正大學辦理後續 結案作業。

11、無論是分批到貨,或者一次全數到貨,只要是貨到就必須發佈到貨通知,以便讓中正大學負責學生銷案 。
       
通知內容務必包括:產品、型號、數量及內部請購單之 PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定 PO number

12、 貨到後,由行政助理負責通知廠商開立發票,發票逕寄中正大學負責學生或林俊元老師處。

13、 儀器的正版操作手冊、開機片、鑰匙等原件,務必在儀器到貨的同時交給行政助理建()檔,操作手冊另影印備份給實驗用;
        
若屬自製儀器,設計圖應整理完整交給行政助理建()檔。

14、 完成以上步驟,採購程序才算結束。

註: (1) 貨品除非必要可直接寄至原分所,不需轉手中正大學。

         (2) 外購案的報價單及帳單抬頭:
               Prof. Jiunn-Yuan Lin
               Department of Physics
               National Chung-Cheng University

         (3) 發票寄送地址:
              
林俊元教授
              
中正大學物理系
              
嘉義縣民雄鄉三興村160

         (4) 統一編號:06313774