國外產品購案採（網路報價）採購程序

  1、首先應找主管說明及討論所需購買的理由，並取得主管的認可。請判斷購案是否符合以下三個條件，
        若有任一者是「否」，則不將網路報價列入考慮：

        a）向代理商取得報價單後，查詢原廠網頁是否有網路報價？
        b）網路報價是否比代理商報價低？
        c）網路採購是否接受電滙方式付款？

        若條件都符合，請往下進行各項程序；只要其中一項條件不符，則循一般程序辦理採購。

  2、所有國外產品購案在寄給總監的電子信上，需說明以下三點的答案：

        1. 本購案是否有網路報價？
            □ 是
            □ 否

        2. 網路報價是否比代理商報價低？
            □ 是 （差價：____________）
            □ 否

        3. 廠商是否接受電滙方式付款？
            □ 是 （電匯資料：___________ ）
            □ 否

        請購者將備齊的採購資料電子檔 附在電子信上，電子檔包括：

        1. 內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）
        2. 網路報價單    （電子檔檔名格式：物品品名(網路報價)_Quotation.pdf）
        3. 代理商報價單（電子檔檔名格式：物品品名(代理商報價)_Quotation.pdf）
        4. 學長驗證單

  3、主管和請購者討論，若無問題則在內部購案管理輸入檔輸入經費來源及其他資訊，加上數位簽名，然後同時
        寄給行政助理及請購者。若有問題則來回修改審核。

  4、審核通過後，進行程序如下：

        a）行政助理收到電子請購資料後，會以電子信核發購案編號給請購者，同時在 file server上的 purchase records
              檔案夾建立一子檔案夾，以購案編號為其名，將採購資料（內部購案管理輸入檔、報價單、及相關技術資
              料）電子檔存入該檔案夾，並在經費賬目上預留該筆購案的款項。

        b）請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
              請購者事後應自行上網確認行政助理已預留款項。

        c）報價單回傳訂購後，必須跟對方確認他有收到，確認他知道如何處置 。
             （例如：30萬元以下的網路採購案，可立即先下訂單，不用等正式採購，以爭取時效。）

  5、內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理所內採購程序：

        a）30萬元以下的網路採購案，只要廠商接受電滙方式付款，就以「小額採購」的方式直接在網路上下單。
              行政助理 會根據網路報價單及電匯資料送行政室辦理免稅令及匯款作業。

        b）30萬元以上~600萬元以下的網路採購案，只要廠商接受電滙方式付款，以網路報價金額為準，採「公開
              上網取得 報價單」的方式進行採購流程。

              若國內代理商投標無法進入底價，此案則會流標；流標後基於實驗迫切需要及節省公帑為由，以「專案」
              方式簽請所長同意進行網路訂購。若所長有所疑慮，則發文請院方給具體答覆，院方人員無法答覆時，
              再由院方人員洽詢工程會。

        註：若廠商要求我方填寫任何相關資料才能給予「網路採購以電匯為付款方式」的服務，請向行政助理詢問。

  6、行政助理需另備外幣採購申請書給行政室採購人員。

  7、請購者應負責追蹤並掌握該購案的進度。交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫。
        等接近到貨期時（應在自己的電子筆記本上記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。

  8、驗收時要清楚設備有沒有缺少零件，元件（如鏡片）還要逐一目視檢查有無破裂毀損、鍍膜有無明顯問題（元件
        沒有後面的測試期），因此不能只由一資淺的採購者進行，必須有資深人員（在本實驗室兩年以上資歷） 陪同。

        貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：

         a） invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
                1. invoice  掃描檔    （採購之物品品名_Invoice.pdf，如   實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
                2. packing list掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如   實驗室耗材一批_Packing list.pdf）

         b）提供 optics database input file（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
               將光學元件的詳細規格填入指定的項目（僅限光學元件之購案。光學元件到貨須先交給行政助理編號，若需
               自行編列，逕向行政助理索取元件編號，不必將元件交給行政助理編號。）

  9、貨到後必須發佈到貨通知。通知內容務必包括產品、型號、數量及內部核定之PO number。
        電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。

10、行政助理會給你一張測試報告表（測試報告表應由行政室採購人員直接交給行政助理辦理後續作業，請勿代收轉
        交） ，報告表的左上方會標示測試截止日期，務必遵照所訂期限送交；若因故無法如期送交，應儘早於期限截止
        前提出延長測試理由說明書。

11、行政助理會按時候提醒你完成測試報告的時間，倘若未準時在期限前送交測試報告是你的責任，行政助理只是負
        責提醒的工作。

12、填寫測試結果後，交給行政助理結案。

13、完成以上步驟，採購程序才算結束。

14、財產類等財產條碼發下，行政助理會先將財產條上的基本資料列入財產管理清單， 之後請當事人將財產條貼在該儀器上，並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。