歷史購案查詢

 

  在甚麼情況下你可以使用這個採購資料庫獲得資料呢?當:

(一)我需要買一樣東西,實驗室以前買過,可是我不知道是向哪一家購買、或是哪裡有賣、或是確實規格為何。
(二)我想要比較廠商這次的報價與上次購買時的成交價究竟相差多少。
(三)我想要知道購買相似的產品,實驗室曾向哪幾家代理商購買。

  如何使用資料庫查詢歷史購案:

  1、請利用「購案資料庫」查詢過去兩區購案的歷史紀錄,請自此處下載資料庫查詢:

 Purchase Order Dbase_Joint Laboratory.mdb

 (Google drive / records / PurchaseDatabase_&_Records / Purchase Order Dbase_Joint Laboratory.mdb)

  2、請下載到個人的電腦後再使用。

  3、資料庫開啟後,會自動跳出購案查詢使用介面,再依個人需求點選各項搜尋條件後,在視窗內鍵入關鍵字,取得購案相關資訊。

  3、查詢到的購案資料,若購案編號是以 L000XXX 的方式編號者,請將查詢到符合需要的記錄之「PO Number」抄下
        ,向行政助理調閱;若查詢不到,可以找行政助理協助。

若查詢到的購案編號是以年月日的方式編號者,請直接到Google drive 購案資料庫裡該年度的檔案夾 (若無權限進入,請向計畫指導取得授權),點選屬於該購案的文件夾(例:records/PurchaseDatabase & Records/2007),內有該案的所有文件資料檔。每個文件夾皆以購案編號命名。

  4、歸檔的每筆紙本資料都力求完整,因此要求購案負責人必須將購案資料交給行政助理存檔,例如:設計圖等。

  5、紙本存檔的資料是正本,沒有備份,所以調閱的資料只允許當場閱覽,不得帶離辦公室,除非必要可以借出影印 ,
        借出者務必於當日歸還。