外部儀器設施報帳程序

 

1.      任何人員要去使用外部儀器設施前,要在小組會議或個別討論時向計畫指導報告使用的『執行計畫』,也就是為何需要用此儀器、有哪些樣本要用、以及若為自行操作的話,是否已經知道如何操作(取得合格使用人)。在取得計畫指導的認可後,才能依照實驗是手冊所列各項儀器設施使用須知進行預約操作。

2.      等到使用完外部儀器設施後,依照以下程序進行報帳:

a)      決定購案請購者:

若外部儀器設施使用方式為單次預約使用(如科技部貴重儀器中心的設施),則使用者自然為請購者。但有些外部儀器設施為每月結算一次(如中央大學精密儀器中心的設施), 若是寄給行政助理,則由行政助理將「檢測明細」與「發票」交予當月最後使用者(可由檢測明細得知),由當月最後使用者進行電子購案。

b)      請購者備齊採購資料電子檔,以電子信寄給計畫指導電子檔包括

1.  內部購案管理輸入檔(下載到個人電腦桌面,點選表單中的 New_Dbase_Purchase)(範本)。

註:若有些付費方式是要用到 virtual money(如科技部貴重儀器中心的設施),則必須將 virtual money 與實際支付金額分開成兩個項目填寫,並於規格欄分別註明兩者個別的比例。舉例來說,若有一購案名稱為 XRD 使用費,則在項目上會有兩欄,其名稱各為XRD使用費(virtual money)與 XRD 使用費(實際支付金額),而其規格欄個別填上 90% 與 10%,最後再於估計總金額(estimated total price)的欄位中填入實際支付金額即可。

2.  檢測明細。

3.  發票或收據。

c)      各檔的檔名有其統一的格式,如下

1. 電子信標題(電子購案:儀器設施使用名稱,如   電子購案:中央大學奈米科技中心高解析度X光繞射儀診斷)

2. 內部購案管理輸入檔Dbase_Purchase_input-file.mdb

3. 檢測明細(檢測明細表.pdf

4. 發票或收據(檢測費用.pdf

計畫指導若無問題則在內部購案管理輸入檔輸入經費來源及其他資訊,加上數位簽名,然後同時寄給行政助理及請購者。若有問題則與請購人來回修改審核。