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中大區物品到貨接收程序
(Procedure for receiving goods)


一、光學元件到貨接收程序    二、儀器設備到貨接收程序    三 、原分所經費中大區到貨接收程序

 

 

一、光學元件到貨接收程序:

  1. 採購人員需確實檢查到貨之元件,是否採購項目相符,並確認元件品質,如有刮傷、損壞,立刻聯絡廠商更換。

  2. 採購人確認元件項目與品質後,請發到貨通知給實驗室人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。

  3. 請將元件相關資料填入OpticsDatabase_input_file,填妥後將檔案E-mail 給設施總監檢查。

  4. 行政助理接到設施總監確認過的檔案後,會將其輸入光學元件資料庫,並進行元件編號。

  5. 編號尚未完成前,請採購人妥善保管元件。

  6. 行政助理將編號製成後,將會找採購人索取元件,將編號貼於元件包裝上,並交還採購人。

  7. 採購人將光學元件歸入實驗室庫存區中。

 

 

二、儀器設備到貨接收程序:

  1. 採購人員需確實檢查所採購之設備,須與採購項目相符,並確認設備品質,如有刮傷、損壞, 立刻聯絡廠商更換。

  2. 十萬元以上經過公開招標程序所採購儀器設備到貨後需繳付完成交貨安裝測試報告書(需用公司大小印鑑)。安裝測試報告書應該是由學校採購組寄給廠商,廠商用印後交給我們採購單位填寫,但是學校方面有時會漏寄。所以採購人應先詢問廠商是否有收到採購組的安裝測試報告書?如果廠商沒有收到。則可以向行政助理索取報告書。報告書經朱旭新老師簽章認可後,需交還給行政助理。

  3. 採購人完成到貨手續後,需發出到貨通知給實驗室人員(people@gate.sinica.edu.tw)。

  4. 採購人需將儀器設備相關資料輸入instrument_input.mdb。如果該設備是用在真空內,必須註明於輸入檔中的 Note 欄位。連同其照片寄給設施總監檢查, 照片相關規定如下:

    a)照相的基本要求,必須清楚照出: 儀器的全貌、財產條碼(如果無法將財產條碼照得清楚,請參 範本 的作法。)
    b )儀器主體照相。電子檔檔名:財產編號 .jpg(例:3100708-1234-0001.jpg)
    c)若儀器主體無法一次照出全貌,請以其他角度分別照相。電子檔檔名:財產編號 (2) .jpg(例:3100708-1234-0001 (2) .jpg)
    d)儀器手冊照相。電子檔檔名:財產編號 (manual) .jpg(例:3100708-1234-0001 (manual) .jpg)
    e)儀器配件照相。電子檔檔名:財產編號 (accessory) .jpg(例:3100708-1234-0001 (accessory) .jpg)
    f) 檔案大小盡量在100KB以下, 影像大小為 1024*768 pixel。

  5. 檔案經設施總監確認後,行政助理會將其匯入儀器設備資料庫,給予實驗室儀器編號 ,並將編號交給採購人。採購人負責以自動標籤機將編號印出貼於儀器設備上。

  6. 使用於真空內的儀器設備,行政助理會將實驗室儀器編號傳給採購人員,採購人負責將編號以鑽石雕刻刀刻於其上。

  7. 將原版使用手冊及軟體交由行政助理備份,原版由行政助理歸檔收藏,備份版由行政助理在實驗室手冊櫃內建立資料夾存放。 所有零附件要裝在一個盒子內表示清楚,交由儀器設備庫存管理人存放。詳:儀器設備管理 儀器到貨歸檔程序

  8. 非用於真空系統之儀器設備,行政助理會請請購人將校方財產標籤貼於其上;用於真空系統 之儀器設備,財產標籤貼紙由行政助理統一保存。

 

三 、原分所經費採購、至中大區交貨之接收程序

  1. 凡由原分所經費購置,經中大區交貨者,若採購人員無法親至中大區點收者,採購人員應連絡中大區人員代替接應貨物,並說明交貨時間、交貨內容、存放位置……等,使中大區人員收到貨後,可立即將貨品定位,一旦接收完畢,中大區人員即應回報原分所人員進行後續開發票事宜。  

  2. 中大區的應接人員只負責代收貨物,採購人員需自行負責完成原分所區的到貨接收程序,並辦理借出至中大區。