◎若所購買物品非耗材類，請先跟行政助理確認開立發票事宜。
1. 單項採購金額在五千元以下的，可先行墊付或向行政助理預支零用金
2. 單據格式注意事項請參見以下：
a.有效單據：二聯式發票、三聯式發票、收據、電子式發票皆可
b.收據抬頭或買受人請開立國立中央大學
c.統一編號：45002931
d.若無輸入統一編號請加蓋該店"統一發票專用章"
e.發票上須詳列中文品名、單價、數量，若無詳列請自行手寫並請加註人（即採購人）簽名(切勿使用鉛筆)
3. 採購完畢，請依據下列採購程序進行：
(1)
請購者備齊採購資料電子檔，若費用已墊付，請在內部購案管理輸入檔上的「Payment」中點選”Paid by applicant”，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示，並副件寄給本實驗室所有直屬計畫指導。
電子檔包括：
(a)
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase表格內之價格項目請加上單位NT$或其他使用幣別）
(b) 報價單（請掃描後存成 PDF 檔）（掃描格式）
(c) 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
(d) 訂製品的設計圖檔案
(f) 「學長驗證單」與或「計畫指導驗證單」
加註：
若是以前有人買過的東西就請該人驗證，若是以前沒買過的
就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
電子檔檔名之統一格式，如下：
(a) 電子信標題（電子購案:元件類別名稱，如 電子購案:實驗室耗材一批。 注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
(b) 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
(c)
報價單掃描檔（採購之物品品名_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf）註：詢價議價後最低金額即是寫”詢價議價後最低金額”九個字，而非真的寫數字
(2) 請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示
(3)
總監或計畫指導確認及輸入經費來源後，寄回給請購人及行政助理。
(4)
行政助理發給請購人內部購案編號
(5)
發佈到貨通知(內容包括產品、型號、數量、使用地點及內部請購 PO number)
(6) 將已掃描存檔的發票(寫明物品品名，ex若發票上只印材料之類統稱，請購人請將實際品名以原子筆註明)交予行政助理報帳，
並將到貨單及發票電子檔e-mail
寄予行政助理(信件主旨請寫PO number)
(7) 行政助理上會計系統報帳結案
◎若所購買物品非耗材類，請先跟行政助理確認開立發票事宜。
1. 請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示，並副件寄給本實驗室所有直屬計畫指導。
電子檔包括：
(a)
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase表格內之價格項目請加上單位NT$或其他使用幣別）
(b) 報價單（請掃描後存成 PDF 檔）（掃描格式）
(c) 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
(d) 訂製品的設計圖檔案
(f) 「學長驗證單」與或「計畫指導驗證單」
加註：
若是以前有人買過的東西就請該人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
電子檔檔名之統一格式，如下：
(a) 電子信標題（電子購案:元件類別名稱，如 電子購案:實驗室耗材一批。 注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
(b) 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
(c)
報價單掃描檔（採購之物品品名_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf）註：詢價議價後最低金額即是寫”詢價議價後最低金額”九個字，而非真的寫數字
a.
2.
總監或計畫指導確認及輸入經費來源後，寄回給請購人及行政助理
。
3.
行政助理發給請購人內部購案編號 。
4.
確認收到內部購案編號後，才可向廠商下訂單報價單回傳訂購後，必須跟對方確認他有收到，確認他知道如何處置
（例如，立即先下訂單，
不用等正式採購），當事人的購案資料必須自己留一份作為日後追蹤及參考用。
5.
下單後，當事人應負責追蹤並掌握該購案的進度；交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫。
6.
等接近到貨期時（應在自己的電子筆記本上記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。
7.
貨到後按照
中大區物品到貨接收程序
確認無誤後，發佈到貨通知(內容包括產品、型號、數量、使用地點及內部請購 PO number) ，並將到
貨單掃描存檔(採購之物品品名_Packing list.pdf，例如，電子購案：分光鏡一批_Packing list.pdf。
8.
發佈到貨通知後，行政助理會通知廠商開發票 (若是單價低的耗材類，ex：螺絲，可隨貨附發票，統一編號：45002931)
9. 若廠商特別要求先行付款，發票金額在
ㄧ萬元以下者，依規定可由學校先行墊付；5千元以下者，經總監或計畫指導同意可自行先行墊付或向行政助理預支零用金。
10. 助理收到發票後，會先交給請購者掃描存檔（採購之物品品名_Invoice.pdf，ex 電子購案：實驗室耗材一批_Invoice.pdf）。
11. 掃瞄存檔後，將到貨單及發票電子檔e-mail給助理(信件主旨請填寫 PO number)，並將發票正本交回給助理。
12. 行政助理上會計系統報帳結案。