關於付款方式注意事項說明：
因一般國外廠商會要求我們先付款再出貨，但中大採購組依採購法規定的做法是，若要先匯款給廠商，採購組會要求廠商先押同數額的款項給中大，此法實行上是有困難的，所以適合的付款的方式有以下二種：
1. L/C信用狀分期方式付款：分兩次付款，廠商出貨後付部分貨款，驗收完畢後付尾款
2. 國外廠商願意先出貨後，等驗收合格後收款：到貨後，請購者請立即通知行政助理聯絡採購組前來驗收貨物，採購組驗收完畢後，即可進行電匯貨款或票匯給國外廠商。若廠商無法同意這兩種付款方式，請附上與廠商往來聯絡之e-mail信件給助理，上簽呈請校方同意接受廠商要求付款方式，但校方不一定會同意，所以除非廠商堅持以某種方式付款，才以上簽呈方式進行。
特別注意事項 付款方式：國外很多廠商是以賣方市場為主，所以可能不接受貨到後付款的機制，所以一定要先問清楚付款方式，以便先與採購組溝通，並上簽呈請求學校同意。
先確認直接外購物品，是否為十萬元以上的估算方式：
(請購物品外幣總報價 * 較為高估的匯率) + 信用狀手續費(即：採購金額總價
* 0.0015) à此金額合計後若超過新台幣十萬元，請依下列程序辦理直接外購案：
採公開招標外購案程序如下
1、 請購者向國外廠商取得報價單之後，依實驗室內部請購程序向設施總監或計畫指辦理請購。
請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示，並副件寄給本實驗室所有直屬計畫指導。
電子檔包括：
-
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase，表格內之價格項目請加上單位NT＄或其他使用幣別）
- 報價單（請掃描後存成 PDF 檔） （掃描格式）
- 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
- 設計圖檔案
- 「學長驗證單」與或「計畫指導驗證單」
加註：
若是以前有人買過的東西就請該人驗證（例如雷射工程師可找另一區較資深者，實驗室維護人可找擔任過的人），若是以前沒買過的
就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
-
中大規格書
電子檔檔名之統一格式，如下：
- 電子信標題（電子購案:元件類別名稱，如 電子購案:實驗室耗材一批）(注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
- 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
- 報價單掃描檔（採購之物品品名_尋價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 ：實驗室耗材一批_尋價議價後最低金額_Quotation.pdf）
向國外廠商取得報價單時，請注意報價單要有以下資料：
(1)報價單上務必包括：貨品名稱、規格、數量、運送方式、成交總價、交貨期限、保固期限等其他相關技術資料。
(2)報價單的交易條件必須事先確認清楚是否為DDU,CIP, CIF, 或FOB。
2、 行政助理在收到設施總監或計畫指導同意的請購案後，會將請購案送至採購組辦理上網公開招標：上網公告期間，行政助理會代替國外廠商投標，將國外廠商報價單 FAX給採購組。
(註：凡使用中大五年五百億、卓越計畫子計畫一、總計畫經費的案子，批示者請先轉寄給汪治平老師同意後，才轉寄予採購者及承辦之行政助理)
3、採購案上網公告結束後，行政助理確認是我們屬意的國外廠商得標後，會通知請購者此採購案的招標案號(Invitation No.)，請購者也可主動向行政助理詢問購案進度。
4、 請購者在得知採購案號後，即需備妥以下文件的電子檔：
(1)【中英文Biddingform】：點選此連結把檔案下載儲存於個人電腦後開啟，並將行政助理給的招標案號(Invitation No.)填入Bidding form裡並儲存成 pdf
檔案格式。
(2)
[投標廠商聲明書]：點選此連結把檔案下載儲存於個人電腦後開啟，依廠商提供資料填寫。
(3)【中英文契約書】
【百萬元以上中英文契約書】：點選此連結將契約書檔案儲存於個人電腦中，並參照此中英文契約書範本，修改成你所需要的契約內容，修改中英文契約書需注意以下要點：
A. 首先，中英文契約書的第(1)條~第(4)條、(7)條，請依照你與國外原廠最後談定底價的報價單做修改。
B. 請修改中英文契約書的第(5)條 付款方式，原則上請填寫以信用狀(L/C, letter of credit)分期付款方式較為適合(填寫方法請直接參考【中英文契約書】)；?或另一個方法是請購者與國外廠商協調是否願意先交貨後收款，若國外廠商願意先出貨則付款條件請填寫為先交貨待驗收合格後付款。
C. 中英文契約書其餘不需修改的條款為：契約的第(6)條、第(8) 條~(11) 條，以上條款是一般制式條款，請購者不需修改。
D. 若是對於契約內容(第(5)條、第(6)條、第(8) 條~(11) 條)，國外廠商有覺得需要修改的地方，請務必保留與廠商溝通往來之信件，視情形而決定是否跟學校尚修成修改條文。
5、請購者將備妥的【中英文Bidding form】與【中英文契約書】二項文件與設施總監或計畫指導確認無誤後，E-mail給國外廠商，並且告知下列事項請國外廠商配合：
(1) 請國外廠商將【中英文Bidding form】列印成紙本並填寫，紅色部份為必填的欄位。
(2) 國外廠商需確認並同意【中英文契約書】內容後列印出兩份紙本並在上面簽名：兩份正本會於議價完後送學校用印，拿到後回寄一份正本合約給廠商。
(3) 國外廠商需確認並同意【投標廠商聲明書】內容後列印出紙本並在上面簽名。
(4) 國外廠商需提供其【營利事業登記證明】電子檔即可。
(5) 國外廠商需提供【繳稅證明】電子檔即可：需為當年度，若無此項證明（如英國使用系統與我們認知的不同），則需事先說明，在辦理購案時就需與採購組溝通其無此項證明制度。
(6) 請廠商將上述五項文件完成，先掃瞄成電子檔，以電子郵件寄一份，轉給行政助理存檔。
(6) 請廠商將上述第(1)、(2)、(3)之正本文件以Fedex帳號：326185400 寄回給我們，請告知廠商收件人如下：
To： Prof.
Szu-yuan Chen （請務必寫上收件人！！）
Department of Physics
National Central University
Address：No.300, Jhongda Rd. , Jhongli City , Taoyuan
County 32001, Taiwan (R.O.C.)
6、行政助理收到國外廠商寄回的文件後，會至採購組完成接下來所有採購程序。
7、待採購組將用印後的中英文契約書送回行政助理後，可以通知廠商我們將寄出正本合約，同時也可以跟廠商確認出貨事宜。
8、通常國外廠商交貨期限會比較長，請務必隨時跟廠商聯繫何時出貨，出貨前記得跟行政助理確認免稅令是否已辦妥。
9、如果可以的話，請先詢問廠商發票正本是會隨貨送到，還是收到款項後才另外寄出。（正本需有親筆簽名或蓋章）。
10、行政助理收到發票後，會先將發票給請購人掃瞄成電子檔，除了自己存檔外，也請寄一份給行政助理存檔，並將正本交給行政助理。
11、貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：實驗室驗收程序
Invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
(1) 發票掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如： 實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
(2) 送貨單掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如 ：實驗室耗材一批_Packing list.pdf）
12、貨到後必須發佈到貨通知。通知內容務必包括產品、型號、數量及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。
採限制性招標直接外購案程序如下
1、 請購者向國外廠商取得報價單之後，依實驗室內部請購程序向總監辦理請購。
請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示，並副件寄給本實驗室所有直屬計畫指導。
電子檔包括：
-
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase，表格內之價格項目請加上單位NT＄或其他使用幣別）
- 報價單（請掃描後存成 PDF 檔） （掃描格式）
- 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
- 設計圖檔案
- 「學長驗證單」與或「計畫指導驗證單」
加註：
若是以前有人買過的東西就請該人驗證（例如雷射工程師可找另一區較資深者，實驗室維護人可找擔任過的人），若是以前沒買過的
就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
-
中大規格書
- 限制性招標理由書
電子檔檔名之統一格式，如下：
- 電子信標題（電子購案:元件類別名稱，如 電子購案:實驗室耗材一批）(注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
- 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
- 報價單掃描檔（採購之物品品名_尋價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 ：實驗室耗材一批_尋價議價後最低金額_Quotation.pdf）
向國外廠商取得報價單時，請注意報價單要有以下資料：
(1)報價單上務必包括：貨品名稱、規格、數量、運送方式、成交總價、交貨期限、保固期限等其他相關技術資料。
(2)報價單的交易條件必須事先確認清楚是否為DDU,CIP, CIF, 或FOB。
與老師確認過購買物品無誤後，即需備妥以下文件的電子檔連同電子購案一起批示：
(1)【中英文Biddingform】：點選此連結把檔案下載儲存於個人電腦後開啟，並將行政助理給的招標案號(Invitation No.)填入Bidding form裡並儲存成 pdf
檔案格式。
(2)
[投標廠商聲明書]：點選此連結把檔案下載儲存於個人電腦後開啟，依廠商提供資料填寫。
(3)【中英文契約書】
【百萬元以上中英文契約書】：點選此連結將契約書檔案儲存於個人電腦中，並參照此中英文契約書範本，修改成你所需要的契約內容，修改中英文契約書需注意以下要點：
A. 首先，中英文契約書的第(1)條~第(4)條、(7)條，請依照你與國外原廠最後談定底價的報價單做修改。
B. 請修改中英文契約書的第(5)條 付款方式，原則上請填寫以信用狀(L/C, letter of credit)分期付款方式較為適合(填寫方法請直接參考【中英文契約書】)；?或另一個方法是請購者與國外廠商協調是否願意先交貨後收款，若國外廠商願意先出貨則付款條件請填寫為先交貨待驗收合格後付款。
C. 中英文契約書其餘不需修改的條款為：契約的第(6)條、第(8) 條~(11) 條，以上條款是一般制式條款，請購者不需修改。
D. 若是對於契約內容(第(5)條、第(6)條、第(8) 條~(11) 條)，國外廠商有覺得需要修改的地方，請務必保留與廠商溝通往來之信件，視情形而決定是否跟學校尚修成修改條文。
請購者將備妥的【中英文Bidding form】與【中英文契約書】、【投標廠商聲明書】三項文件與總監確認無誤後，E-mail給國外廠商，並且告知下列事項請國外廠商配合：
(1) 請國外廠商將【中英文Bidding form】列印成紙本並填寫，紅色部份為必填的欄位。
(2) 國外廠商需確認並同意【中英文契約書】內容後列印出兩份紙本並在上面簽名：兩份正本會於議價完後送學校用印，拿到後回寄一份正本合約給廠商。
(3) 國外廠商需確認並同意【投標廠商聲明書】內容後列印出紙本並在上面簽名。
(4) 國外廠商需提供其【營利事業登記證明】電子檔即可。
(5) 國外廠商需提供【繳稅證明】電子檔即可：需為當年度，若無此項證明（如英國使用系統與我們認知的不同），則需事先說明，在辦理購案時就需與採購組溝通其無此項證明制度。
(6) 請廠商將上述五項文件完成，先掃瞄成電子檔，以電子郵件寄一份，轉給行政助理存檔。
(6) 請廠商將上述第(1)、(2)、(3)之正本文件以中大區Fedex帳號：326185400 寄回給我們，請告知廠商收件人如下：
To： Prof. Szu-yuan Chen （請務必寫上收件人！！）
Department of Physics
National Central University
Address：No.300, Jhongda Rd. , Jhongli
City , Taoyuan County
32001, Taiwan
(R.O.C.)
2、 行政助理在收到設施總監或計畫指導同意的請購案後，會將請購案送至採購組辦理限制性招標行政程序
。
3、待學校同意採用限制性招標採購文件核准後，會聯絡中大區設施總監與採購組，訂定議價時間（僅為行政程序），請購者也可主動向行政助理詢問購案進度。
4、行政助理收到國外廠商寄回的文件後，會至採購組完成接下來所有採購程序。
5、待採購組將用印後的中英文契約書送回行政助理後，可以通知廠商我們將寄出正本合約，同時也可以跟廠商確認出貨事宜。
6、通常國外廠商交貨期限會比較長，請務必隨時跟廠商聯繫何時出貨，出貨前記得跟行政助理確認免稅令是否已辦妥。
7、如果可以的話，請先詢問廠商發票正本是會隨貨送到，還是收到款項後才另外寄出。（正本需有親筆簽名或蓋章）。
8、行政助理收到發票後，會先將發票給請購人掃瞄成電子檔，除了自己存檔外，也請寄一份給行政助理存檔，並將正本交給行政助理。
9、貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：實驗室驗收程序
Invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
(1) 發票掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如： 實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
(2) 送貨單掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如 ：實驗室耗材一批_Packing list.pdf）
10、貨到後必須發佈到貨通知。通知內容務必包括產品、型號、數量及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。