向國外廠商取得報價單時，請注意報價單要有以下資料：
(1)報價單上務必包括：貨品名稱、規格、數量、運送方式、成交總價、匯款帳戶資料、交貨期限、保固期限等其他相關技術資料。
(2)報價單的交易條件必須先確認清楚是否為DDU,CIP, CIF, 或FOB。
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除了上述幾點以外，還需注意以下幾個地方：
A.
外購案的產品名稱請務必逐字中譯。付款方式以電匯(T/T)為主。
B.
報價單上須附上國外廠商的匯款資料，才能由採購組代為電匯付款。基本上都是先電匯付款後再交貨。
1. 請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給設施總監或計畫指導批示，並副件寄給本實驗室所有直屬計畫指導。
電子檔包括：
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內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase，表格內之價格項目請加上單位NT＄或其他使用幣別）
- 報價單（請掃描後存成 PDF 檔） （掃描格式）
- 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
- 設計圖檔案
- 「學長驗證單」與或「計畫指導驗證單」
加註：
若是以前有人買過的東西就請該人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。電子購案至少要有「學長驗證單」或「計畫指導驗證單」兩者之一。
電子檔檔名之統一格式，如下：
- 電子信標題（電子購案:元件類別名稱，如 電子購案:實驗室耗材一批）(注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
- 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
- 報價單掃描檔（採購之物品品名_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 ：實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf）
2. 設施總監或計畫指導確認及輸入經費來源後，寄回給請購人及行政助理。
3. 行政助理發給請購人內部購案編號 ，確認收到內部購案編號後，才可跟廠商下訂單，等待貨到
。
4. 請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。確定預留款項後，才可向廠商下訂單（屬非急件）
5. 審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務必請向廠商重新提供修改後的報價單，再以PDF檔寄給行政助理。若有紙本的正本報價單也一併附上。
6. 報價單回傳訂購後，必須跟對方確認他有收到，確認他知道如何處置。下單後，當事人應負責追蹤並掌握該購案的進度。
7. 請購者要先和行政助理確認是否已電匯成功及免稅令是否已辦好(免稅令約14天，電匯約7~10天)，才可請廠商出貨。
8. 交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫。等接近到貨期時（應在自己的電子筆記本上記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。
9. 可以請廠商隨貨附上Invoice，請廠商一定要提供簽名或蓋章Invoice正本。
10. 貨到後按照中大區貨到驗收程序 驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：
Invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
(1) 發票掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如 ：實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
(2) 送貨單掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如：實驗室耗材一批_Packing list.pdf）
11. 貨到後必須發佈到貨通知。通知內容務必包括產品、型號、數量及內部請購單之PO
number 電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。
12. 如果廠商寄發票給你，請將發票交給行政助理報帳，並請將該案的購案編號寫在單據的右上角。
13. 政助理收到發票後，會先將發票給請購人掃瞄成電子檔，除了自己存檔外，也請寄一份給行政助理存檔。
14. 內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理校內報帳程序。完成以上步驟，採購程序才算結束。
※關於Invoice
1、Invoice抬頭：National
Central University (必要簽名或蓋章)。
3、Invoice的單價與總價必須與報價單相符。
4、Invoice可隨貨送到，或請廠商寄至：
Prof. Szu-yuan Chen
Department of Physics, National Central
University,
No. 300, Jhongda Rd., Jhongli City, Taoyuan Country
32001, Taiwan, R.O.C.
5、Invoice上需註明購買條件為DDU,CIP, CIF, 或FOB等，以避免運輸問題。