採購與報帳程序

(Procedure for purchasing)

2020/3/1起原分所採購流程改為全部線上作業,也就是原本要寄給老師的電子購案email取消,改成直接上原分所網站線上填寫。

線上請購流程

(1)   申請人(採購人)先透過Skypeemail把要採購的項目與金額以及以前你會放在電子購案email裡的說明(用途、比價、議價)告訴老師,經老師回覆同意後即可上網進行購案。

(2)   申請人(採購人)從原分所網頁的行政作業常用連結進入,選取購案申請,使用你的原分所行政帳號登入,建立新的請購單。你只要是有辦理原分所的新進人員報到程序(本來就一定要有),就應已建立行政帳號,不管你是原分所支薪人員還是不支薪人員。

(3)   輸入所有原本你會在Access檔輸入的資料,以及上傳原本你寄購案給老師時就會附的檔案(例如報價單與規格書、上網招標或限制性招標理由書等,注意兩者的上傳位置在不同欄位),然後就可送出。品名請確實寫正確易懂的名稱。這部份以前是由經辦人行政助理填寫紙本,但因為不熟悉而寫了很奇怪的品名,所以改由請購人直接寫,就不會要經辦人要多花一次功夫還填錯。

(4)   系統會通知經辦人行政助理,他會上網填寫原本就是他該填寫的資料,並核對申請人填寫的資料(品名、數量、金額、廠商資訊),然後送出。

(5)   系統會通知老師,老師會上去檢查及填寫原本就是老師負責的部分(例如經費來源),然後送出。

(6)   流程接下來到行政室,然後到副所長與所長,批核後系統就會email通知申請人,你就可以對廠商下訂單。

 

注意事項:

(1)  若你需要在原分所以外的地方上網進行購案,請告訴老師你的原分所帳號名稱與所使用的電腦或網域的特定IP,就可請資訊室開通權限。

(2)  注意幣別要選對(先前很多學生都沒選),系統會查即時匯率替你換算成台幣填到台幣金額的欄位。

(3)  所有申請人名單、經費來源、等都是系統依據你所屬實驗室來自動帶入供你或老師選擇,精確又省事。

(4) 30萬元以下購案,行政助理是經辦人也是承辦人,對30萬元以上購案,行政助理是經辦人,承辦人會是行政室人員。一般情況填表人就是請購人(採購者自己上網填),但行政助理要送購案時,他是填表人,但請購人就會需要填別人,以免請購人和經辦人相同。

(5) 除了核准外,經辦人、主持人、承辦人還都有退回或取消購案的權限,申請人有取消購案的權限,所以有錯誤要修正時就可以省事多了。

 

 

A、當你的工作需要採購任何東西時,請注意下列五大原則:

1、必須清楚知道需要購買的理由《例如:需求目的、急迫性、有無替代品、產品規格等》,
      準備好回答主管所提出的與該項採購有關的所有問題。
2、必須取得主管簽字同意。
3、必須依採購程序逐一辦理。
4、必須向助理預留該筆款項。
5、違反程序者,該筆款項一律由當事人自行支付。

購案驗證與批示職責區分

行政助理請假期間之請購案處理

B、實際進入採購作業時,請根據金額的劃分來逐一遵行各項程序:

  1. 原分所區經費

  2. 中大區經費

  3. 中正大學經費

  4. 注意事項

  5. 歷史購案查詢

C、各類資料庫輸入檔下載:

  1. 購案資料庫(輸入檔
  2. 元件資料庫(輸入檔
  3. 財產資料庫(輸入檔

 

參考資料

國科會補助專題研究計畫經費項目、支用原則