所有經費補助辦法與流程都是要在出國前的申請就要確認弄好的 ，若有缺漏可能造成事後無法報帳。
博士生和國科會博士後若是 first author 去作 presentation的話可向傑出人才基金會申請，可拿到全額，但難度較高。博士生和碩士生若是 first author 去作 presentation的話可向科技部申請補助，但只有3萬元， 系上或學校可能有搭配的補助可另外申請。若你不想補欠缺的金額的話你可以選擇不要去，但這是要在投稿時就敲定的。若有可能投稿了不去的話，一定要在投稿 前就和老師敲定是否屆時可由老師代為發表，不能開天窗。
若同一個會議有多人去的話，則可以靠協調住宿方案來省下一大筆錢，也可看看會議有無對學生的補助。 能以學生身份註冊的就要如此，可省下一大筆錢。
去參加會議進行 oral presentation 的人一定要在去參加前找個時間對整個實驗室開放進行預演。
出去參加會議前，把proceeding論文 、摘要及投影片、 poster檔交給老師上載到 group document database。