儀器送修規則與程序

(Procedure for sending instruments for repair)

 

  1. 凡儀器設備損壞者,需通報上級 ( 直屬指導教授、設施總監 ) 說明儀器設備損壞的原因,請廠商預估維修金額。

  2. 儀器設備送修,需按照 實驗室採購報帳程序 進行請購。

  3. 經上級允許後,方可將儀器設備交由廠商進行維修。送出前須照相存檔寄給行政助理。

  4. 國內廠商或代理商欲將儀器設備帶離實驗室進行維修前,請負責儀器設備送修者,將送修儀器憑據 ( 憑據範本 ) 交予廠商以正楷簽名,將憑據存放於該區負責財產管理的行政助理處。儀器送修完成後,負責儀器設備送修者,請向行政助理領取憑證正本交還廠商。

  5. 廠商如果對上述第四項有疑問者,請儀器設備負責人告知廠商,由於送修儀器設備為公部門財產,故需有詳細憑證,確實記載儀器設備去向,以利財務保管。

  6. 送修完成後,請於到貨通知中敘明該購案為儀器設備送修,並附上儀器維修後的照片檔,行政助理將憑此照片送件結案。

註: 所有儀器在已經交貨之後,若遇有故障要交給廠商修理時,在本地廠商或代理商取貨時,一定要填寫憑據讓廠商簽名( 憑據範本 ),存放在該區負責財產管理的行政助理處,等儀器拿回來時交還憑據。直接送國外者自然有快遞公司取貨單據,且已完成正式採購程序,故不需另外的單據。這跟有沒有簽了合約無關(簽約並不等於他有拿走東西了),是正規收發程序的一部份。廠商有疑問的話要讓他知道這不是信不信任的問題,而是可能會遇到財產盤點或人員離職卻沒有交接此事等情況,況且這非你私人的財產,送走公家東西卻沒有憑據,跟你自己偷走沒兩樣。這是基本常識,若你的東西送修你也一定會如此要求,不會那麼隨便。

送國外原廠維修案

因送修之儀器需申辦免稅令,送修所需的免稅令必須由原購買單位申辦,不得由其他單位代辦。例如:
中正大學的CCD Camera在原分所實驗中故障,要送回原廠維修,則必須還給中正大學由他們的行政單位辦理查驗出關,維修後貨物進入台灣海關查驗時,維修的免稅令與貨物第一次入關時的免稅令的申請單位應是中正大學才算有效,才可免稅放行。若違反以上條規,貨物通關時海關將依貨品價值課稅,稅金必須由我們自己承擔。

因儀器送修牽涉到海關出入口問題,故必須比照購案辦理。辦理程序如下:

  1、先經由主管確認儀器已損壞並必須送往國外維修。請依個案需求選擇以下送修方式:
        a)國內無代理商:
              1. 金額在30萬元以下者,可直接寄送原廠維修。
              2. 金額在30萬元以上者,請按政府採購法之「科研法逕購議價案」程序辦理。
        b)國內有代理商:
              1. 金額在30萬元以下者,可考慮由代理商代辦送修。
              2. 金額在30萬元以上者,請按政府採購法之「科研法逕購議價案」程序辦理。
  2、先查詢歷史購案,並取得內部購案編號交給行政助理,以向行政單位調閱該案的進口報單及免稅令,並同時申辦該案再次進口的免稅令。
  3、若已取得報價單,請填寫內部請購單,經主管簽字後給助理預留維修款項;若需原廠評估後才能取得報價單,請詢問主管預留維修款的經費來源。
  4、直接與廠商聯絡有關儀器將要寄往維修一事,然後將儀器裝箱,並填妥FedEx Air Waybill。(寄件資訊
  5、FedEx Air Waybill、裝箱的儀器、出口報關檢核表Commercial Invoice(電子檔)一併交給行政助理處理。
  6、行政助理須先備妥「個案委任書」、「進口報單」及蓋有本所大小章的 Commercial Invoice 一併傳真給FedEx出口文件部辦理,該部則會回傳一份正式的出口報單,行政室採購部憑此出口報單向海關申辦免稅令。
  7、文件傳真給FedEx出口文件部報關之後,才可通知快遞公司收件。程序千萬不可顛倒,以免貨品入關被課關稅。
  8、與廠商確認貨件寄出時間,並追蹤貨件是否收到。
  9、經由廠商評估後,請廠商盡快提供報價單(保固期內亦然),以便盡快辦理免稅令。
10、因免稅令的辦理需要 2個星期的工作天,所以免稅令必須在貨件入台灣海關前核下。
11、繼續追蹤維修進度,免稅令尚未核下前,請先與廠商確認出貨時間,以免貨件滯留海關。
12、貨到後請將 Invoice及Packing List等文件交給助理存檔。