儀器手冊管理

(Regulation for instrument manuals)

提醒本實驗室儀器使用手冊先前歸檔管理方式是,原版紙本手冊在採購到貨時就要交給採購單位(財產歸屬單位)那一區的行政助理統一存放,行政助理將其電子檔(網路下載或行政助理拿去掃描)上傳到分享的雲端硬碟檔案夾instruments內,供大家使用。但較早之前還沒有電子檔,都是影印紙本交給該儀器存放區的公用器材保管人放在實驗室的手冊櫃(三層抽屜式鐵櫃)內,按公司名稱英文字母順序排列。為了漸漸轉換成新的方式又不要遺失手冊(很多手冊網路上找不到),加上因應行政助理的異動,今後採取方式如下:

(1)    新採購的儀器原版紙本手冊在採購到貨時就要交給負責財產管理的專任助理統一存放,將其電子檔(網路下載、隨附光碟、或拿去給原分所行政室專人掃描)上傳到分享的雲端硬碟instruments檔案夾內,供大家使用。

(2)    所有我們實驗室儀器(不管儀器放在哪一區)的紙本手冊統一由負責財產管理的專任助理管理,不管是原版還是以前的紙本影印本都一起放在325辦公室和實驗室的三個三層櫃裡。

(3)    大家要找某台儀器的手冊時,先到雲端硬碟裡找,沒有就上網搜尋。找到就把檔案寄給負責財產管理的專任助理放到雲端硬碟裡。找不到就找負責財產管理的專任助理看是否他那埵陳本,有就請他掃成電子檔上傳到雲端硬碟。若他那堥S有且是2016年前採購的儀器,就找陳惠群(財產歸屬於原分所者)或中大區共用行政助理(財產歸屬於中大者)找原版紙本手冊,將其轉移給負責財產管理的專任助理,他再掃描成電子檔上傳到雲端硬碟。

(4)    請大家在財產盤點或整理實驗室時有看到紙本手冊的話,都請交到負責財產管理的專任助理處歸檔。