根據中正大學採購規定：
(1)一萬元以下購案不需要先請購，直接請廠商出貨開發票即可。
(2)一萬元以上至十萬元之購案則需要先請購，待請購案通過後（通常需一至二週）即可開立發票。
(3)十萬元以上購案必須上網公開招標
當你的購案需要由中正大學的經費支出時，請按以下程序進行：
1、 首先應找主管說明及討論所需購買的理由，並取得主管的認可。進行程序如下：
a）向國內經銷商詢價時，首先要告知代理商，台幣報價的購案可以申辦免稅令。因此，
凡購案金額(含關稅)的總價超過三萬元時，請代理商的報價自動轉成「不含關稅、含營業稅」，並在報價單上列出此字樣。
b）經向廠商詢價或訪價並取得報價單後，請購者備齊採購資料電子檔， 以電子信寄給計畫指導(或設施總監)批示
（若見到總監在線上便可打 Skype 電話）。電子檔包括：
1. 內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）（範本）
2. 報價單（請務必附上中文品名再掃描存成 PDF 檔）（掃描格式）
3. 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
4. 訂製品的設計圖檔案
5.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求）
註：若是以前有人買過的東西就 該請人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證， 屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。
註：各計畫指導若對購案有疑問，須在 24小時內提出，24小時之後若無疑議，請購者才可向廠商回傳下訂單。
電子檔檔名之統一格式，如下：
1. 電子信標題（電子購案：元件類別名稱，如 電子購案：實驗室耗材一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
2. 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
3. 報價單掃描檔：
A、十萬元以下（物品品名_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf，如 實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf）
B、十萬元以上：
I、詢價議價後的報價單（物品品名_最低 預估金額_Quotation.pdf，如 光學桌_最低預估金額_Quotation.pdf）
II、高於最低預估金額 8%的報價單（物品品名_最高 預估金額_Quotation.pdf， 如 光學桌_最高預估金額_Quotation.pdf）
b）主管和請購者討論，若無問題則在內部購案管理輸入檔輸入經費來源及其他資訊，加上數位簽名，然後同時寄給行政助理及請購者。
2、 審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務必請向廠商重新提供修改後的報價單，再以PDF檔寄給行政助理。
若有紙本的正本報價單也一併附上（購買國內廠商代裡之國外產品時，可以台幣報價以節省作業成本）。
3、 行政助理收到電子請購資料後，會以電子信核發購案編號給請購者，同時在 file server上的 purchase records檔案夾 建立
一子檔案夾，以購案編號為名，將採購資料（內部購案管理輸入檔、報價單、及相關技術資料）電子檔存
入該檔案夾
，並在經費賬目上預留該筆購案的款項。
4、 a. 一萬元以下購案：通常價值五千元以下的單一物品不會被列為儀器設備。因此若物品價值超過五千元則需考慮
物品名稱是否有可能被列為儀器設備。若是的話則必須與國科會計畫核准清單相符才可核銷
。發票請廠商隨貨送到。
b. 一至十萬元購案：負責採購之人員請先將預購物品之估價單（抬頭需為中正大學物理系林俊元老師，品名須逐
項逐字中譯 ）傳真一份給中正大學負責學生。此負責學生收到估價單後將
會辦理請購程序，並通知何時請購案通過。
c. 十萬元以上購案：
限制性招標案 ：請提供「限制性招標議價理由書」並附上一張估價單。辦理之程序如上述。
上網招標案 ：請提供「規格書」並附上一張估價單。辦理之程序如上述。
林俊元老師會email通知行政助理上網招標的日期，再轉寄給該案負責人通知廠商於招標期間前往
投標。（上網程序）若第一次開標未達三家，則算為流標，於當天第二次上網公告。
制式的郵件標題如列：
[第一次上網通知]─XXXXX（購案名稱）
[第二次上網通知]─XXXXX（購案名稱）（第一次上網開標結果流標才會發第二次通知）
若廠商對投標有任何問題，請廠商直接電詢林俊元老師或中正大學負責購案的同學。
不論是以限制性招標或上網招標方式，請填寫「採購案價格分析及底價建議表」，連同招標文件一併寄給林俊元老師。
若該購案不在該經費原核定項下，請另外提出「變更理由書」（為何原先計畫書沒列，為何現在要買），向
國科會提出變更申請。
變更理由書請以文字檔繕寫，經主管審閱後寄給林俊元老師。
5、 除非緊急情形，總金額超過台幣十萬元之購案一定要公告詢價。不要任意請廠商以不同商號報價，規避法定程序。
除非緊急情形，總金額超過台幣十萬元之購案，如果是進口貨，必須以外幣報價，且需申請免稅令。
6、請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
請購者事後應自行上網確認行政助理已預留款項。
7、確定預留款項後，才可向廠商下訂單（屬非急件）；訂單應以主管的簽字為有效。
8、報價單回傳訂購後，必須跟對方確認他有收到，確認他知道如何處置（例如，立即先下訂單，不用等所內正式採購，
以爭取時效）。
9、交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫，並掌握該購案的進度。
10、貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：
a） invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
1. 發票掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如 實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
2.
送貨單掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如 實驗室耗材一批_Packing list.pdf）
十萬元以上設備類購案，若貨到先送中正大學驗收後再轉原分所，待貨送到原分所後，請當事人即刻發到貨通知，
同時將原版儀器使用手冊交給行政助理建(存)檔；
若貨到直接送原分所，請當事人將Invoice及Packing
List掃描後 連同紙本交給行政助理，或請代理商直接寄至中正大學，
原版儀器使用手冊則交給行政助理建(存)檔。
b）提供
「儀器設備」或「光學元件」輸入檔，輸入完畢請將輸入檔（儀器設備需附上照相檔）寄給設施總監審查 ：
（中正的財產資料庫是由中大區行政助理負責管理，因此審核後的輸入檔應寄給該區行政助理登錄。）
儀器設備：Instrument_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）照相細則，請參以下第14、15點。
光學元件：OpticsDatabase_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
I、貨到原分所，請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區，亦須先編號後再轉運至中央區。
II、貨到中大區，請將光學元件交給中大區行政助理，等待原分所區行政助理給予編號後，即編寫上光學元件。
註：光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未經設施總監審核通過的元件，
請通知原分所區行政助理先編給編號，並由行政助理或需要借出的人(組)編寫上元件：（借用規定）
c）十萬元以上 購案，請填寫「驗收紀錄表」PDF DOC，以便轉交中正大學辦理後續 結案作業。
11、無論是分批到貨，或者一次全數到貨，只要是貨到就必須發佈到貨通知，以便讓中正大學負責學生銷案 。
通知內容務必包括：產品、型號、數量及內部請購單之 PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定 PO number。
12、 貨到後，由行政助理負責通知廠商開立發票，發票逕寄中正大學負責學生或林俊元老師處。
13、 儀器的正版操作手冊、開機片、鑰匙等原件，務必在儀器到貨的同時交給行政助理建(存)檔，操作手冊另影印備份給實驗用；
若屬自製儀器，設計圖應整理完整交給行政助理建(存)檔。
14、 完成以上步驟，採購程序才算結束。
註： (1) 貨品除非必要可直接寄至原分所，不需轉手中正大學。
(2) 外購案的報價單及帳單抬頭：
Prof. Jiunn-Yuan Lin
Department of Physics
(3) 發票寄送地址：
林俊元教授
中正大學物理系
嘉義縣民雄鄉三興村160號
(4) 統一編號：06313774