Quotation & Invoice

NOVA Scientific

Shipping & Payment Method

Centralized Purchasing

Customs Clearance

Reason for
Changing Funds Item

Restrictions of
using Credit Card

項   目

注   意   事   項

QUOTATION
&
INVOICE

原分所外購案須取得正本報價單，報價單抬頭為：

Lab 325
Institute of Atomic and Molecular Sciences,
Academia Sinica.

*rather than PO Box 23-166

原分所每筆外購案皆須取得正本Invoice，標準格式為：

Ship & Bill to:
Lab 325
Institute of Atomic and Molecular Sciences,
Academia Sinica.
1 Roosevelt Rd., Sec. 4,
Taipei 106 Taiwan, ROC

*rather than PO Box 23-166

Dr. Chau-Hwang Lee
Research Center of Applied Sciences,
Academia Sinica.

應科中心每筆外購案皆須取得正本Invoice，標準格式為：

Ship & Bill to:
Dr. Chau-Hwang Lee
Research Center of Applied Sciences,
Academia Sinica.
128 Academia Rd., Sec. 2, Nankang
Taipei 115, Taiwan, ROC

 廠   商

 注   意   事   項

NOVA Scientific 

向 NOVA 詢價最開始時就應主動告知對方我們的 「Shipping Information」。
由於過往經驗得知 NOVA 是用郵局包裹寄件，因運送過程中箱子容易破損，且到了台灣海關後須另請報關行清關，所費的時間與金錢遠比快遞送件多，因此NOVA 購案的運寄方式一律採以 FedEx 方式寄送，這兩家快遞寄件的運費是從本所的帳號扣款。故此，負責該案當事人務必記得在詢價時註明要以哪家快遞公司寄件，並把該帳號提供給 NOVA，如此，NOVA 的報價單上的條件應是FOB，若以 FOB 報價就不應有運費產生。
所以不要等NOVA 的報價已經過來了才發現報價單的運費問題，再事後要求對方修改重寄。若沒有事先註明以快遞寄件，NOVA會自然以為你沒有賦予以 FedEx 寄件的權利。

當你拿到 NOVA 的報價後，如果確定要向NOVA購買，一定要進行上網下單的動作，交易才生效。參網址：http://usa.redirectme.net/nova/。
但在下單前，應先到該網頁首頁的Account balance一處查看本實驗室放在NOVA的押金是否足夠（計算方式：在Credit一欄的所有正負數字累加起來所得的餘額即是），則可先向 NOVA下單以縮短出貨時間，不要等所內的匯款生效後才下單，也應注意報價單的有效期限，若超過有效期限才下單，此交易是無效的。若押金金額不足，NOVA 報價的交易條件應為：Order/Delivery starts immediately after payment received.
為了確認該購案已成功送出，請自行到Account balance查看該案是否已登錄在網頁，同時可追蹤出貨狀態。登錄所需資料為：Account ID （10716202446）;  Password（inovaagain）。

應科中心對 NOVA 購案之採購程序：
1、取得 NOVA 的報價單後（報價單抬頭應為應科中心，Shipping & Billing address 亦然），
      若經過總監同意購買，再交給行政助理申辦。      
2、行政助理上網登帳後即可取得該案的 PO number，但須經應科中心主管認可簽准後，
      方可上 NOVA 網頁下單。
3、下單同時記得附上 PO number，及特別提醒出貨時，在 FedEx / Commercial Invoice /
      Export Reference 一欄中必須加註該案的 PO number，以利清關取貨 。

項   目

注   意   事   項

Shipping Method

FCA (FOB)：
若廠商的報價為 FCA (舊稱 FOB)，通稱「離岸價格」。離岸意指起運點，可分為海關及出廠，由賣方定義。意思是，貨品一旦出廠或海關起運，之後的 一切風險皆由買方承擔。因此，買方在下單後貨品出廠前，必須承辦貨品出廠之後的運費及保險費。這也表示此購案的經費除了貨品本身的價格外，另需負擔國外到本所的運保費及報關運雜費。

因此，FCA 報價只能有 Inland Shipping & Insurance Charge 的費用產生。若  FCA 報價卻增加Shipping Charge，二者並列是相衝突的，只能選擇其一。 若報價單上沒有註明是 Inland，則請購案負責人向原廠詢問清楚。

若報價單上 FCA 後面註明 Taipei, Taiwan字樣，二者並列也是相衝突的。有可能發生的狀況是
，廠商將貨品以 CIP或CIF 的方式寄到台灣，然後再向我方追加運保費。如此，此案須另附詳
盡的理由書說明追加款事宜。類似狀況應避免發生。

CIP：
若廠商或代理商的報價為CIP，表示廠商或代理商將承擔貨品出廠到將貨品安全送達台灣海關或運送人的運費及保險費。而買方必須額外加保從台灣海關到貨品寄送目的地的保險。 因此，廠商或代理商若在報價單上列出 Shipping & Insurance Charge 費用是不正確的。

Payment

Method

a）與原廠訂定契約：
     因各國國情不一，且院方無法提出有法律效益的英文版契約書，同時正本契約書往返費時
     ，故不建議採用此方案。

b）Letter of Credit (簡稱 L/C)：
     請原廠提供兩份報價，一份是電匯的報價，一份是 L/C 的報價。再評估 L/C 的費用是否可
     以接受 ，如果 L/C 的價格近乎或高於物品本身，則應與主管討論是否改採電匯方式付款。
     不論採用 L/C 與否，都應先與主管討論後決定。

c）提出「切結書」：（範本）
     以上兩個方案皆不適用時，可書寫切結書說明不採 L/C 方式付款的理由，寄給行政助理辦
     理即可。 一萬元以下透過網路或信用卡交易的外購案，附上切結書即可辦理。

項   目

注   意   事   項

 電子採購系統

辦公室設置、電腦及電腦周邊、 傳真耗材等的購置都需依照工程會政府採購程序進行。

所需購置的產品，各實驗室應自行上網 http://www.pcc.gov.tw/ 提出申請（由行政助理負責）。因電子採購方案有設定對象，若要提出申請需先鍵入原分所的帳號及密碼：

帳號：2.1.24.3-1（  所內經費付款  ）
            2.1.24.4-1（國科會經費付款）
密碼：0000

項   目

注   意   事   項

免稅令

（外購 ）

原分所及中大區：只要是外購案，不限金額，皆可申辦免稅令。

只要是外購案就一定要申辦免稅令，貨品才能免於徵收關稅及營業稅。但是若以自費方式向國外採購貨品，儘管是用在實驗上，卻不能憑免稅單位申辦免稅令。儀器送修亦然。

只要是外購案須申辦免稅令者，不管急迫性有多高，都免不了一個重要的條件：
一定要有原廠的估價單才可提出申請，申辦免稅令從本所所長簽准起 14 個工作天才核下，若貨品在免稅令核下前即到貨，則須以押款的方式（零用金先墊）從海關將貨品提領出來。

絕對不允許發生的一種情況是：
貨品在提出請購單申辦免稅令之前即已抵達台灣海關。這是明顯違反採購程序，應視之為私人採購，無法以免稅單位的名義補辦免稅令。（這也是為何需要與原廠確認出貨時間的原因之一）貨品入關所需之關稅及營業稅得由請購人承擔。

通關時發生的狀況：
（項目不符）免稅令是依據請購時所附的報價單項目辦理，所以貨品清關時，海關對照免稅
                        令與Packing List的項目（包括品名型號、規格、金額及數量）相符，就會放行 ;
                        若不相符，貨品則遭扣留海關。
（處理辦法）若此購案有代理商，可交由代理商處理。若為直接外購，則向原廠索取正確的
                         Invoice 或 Packing List，再交由報關行處理。

（特殊狀況）極為少見，但曾遇過。海關有權質疑貨品的實質功能、用途，且要求提供該貨
                        品的型錄（中譯）及說明書，若未能滿足海關的要求，貨品一樣遭扣留海關，
                        儘管貨品已核准為免稅品。
（處理辦法）盡力滿足海關的要求，直到放行為止。

原分所區：

內購案件(代理商代理者)，不限金額，皆可申辦免稅令。
惟十萬元以下內購案件（即代理商開立統一發票者），如須辦理免稅令(免進口關稅)者，需附上核准後請購單一聯及廠商報價單，交附採購組辦理 。辦免稅之採購物品，亦可與代理商之其他貨品一同進口報關，而非必須單獨進口 (單獨進口運費成本高)

中大區：內購案件(代理商代理者)，僅限十萬元以上，才可申辦免稅令。

顧文琦小姐 2366-8293

項   目

注   意   事   項

 變更經費理由書

（範本）

理由書之繕寫應力求說服力、理由充分、物品的功能成效等。請參考範本，如下：

範本一：
本實驗室目前須購置一台「高解析線性CCD攝影機」，因為在發展雷射波形與控制的技術上必須再架設一套線上即時監看系統，以期在改變雷射波形的同時亦可以知道雷射脈衝的震幅及相位，藉此獲得最大的工作效率。而此監看系統主要就是由光柵及高解析線性CCD攝影機所組成。

為使實驗得以加速進行，故急需添購一組高解析線性CCD攝影機，故此懇請 鈞長准予變更。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------範本二：
本實驗室的雷射系統因其中一組極化調制器臨時故障，因而導致雷射系統輸出的訊號之訊噪比變差，使得主要雷射脈衝到達氣體噴嘴閥門之前，在其10奈秒前的前置脈衝已使得氣體產生游離，影響電漿產生的機制，嚴重干擾實驗的進行。此極化調制器在實驗時確實是作為本計劃已購置的Nd:YV04雷射的配件使用。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------範本三：
本實驗室所進行的實驗，需利用雷射二極體來達到光學系統的準確對光。目前正使用的雷射二極體是向中正大學林俊元教授借用的，因對方目前的實驗需要，須於近日取回。本計劃之實驗若少了雷射二極體，將造成光學系統無法正常對光，進而影響實驗計劃之進度。況且，此儀器之使用率極高，無法向其他單位長期借用。故此急需購置新品來遞補。

為因應實驗之需求，懇請 准予變更此案，卑便實驗得以繼續進行。

項   目

相   關   規   定

 本院會計字第0950032140號函

說明：
　一、有關本院同仁辦理採購，除購買機票及出國時於國外零星採購公物外，禁止以
            個人信用卡支付貨款事，前於95年1月27日以會計字第0950032140號函達在案。

　二、茲據部分所（處）、研究中心反應，並考量政府採購卡適合本院之相關特性，
            爰增置得以個人信用卡辦理採購之項目及金額如下，惟不得以個人信用卡紅利
            積點折抵採購金 額，否則仍以發票實付金額辦理核銷：

　　　(一)新台幣5,000 元以下需當場付款之小額採購。

　　　(二)需以信用卡付款之網路採購，如註冊費、論文抽印本 、                                               
                   論文發表費、網路購書…等。

　　　(三)各所（處）、研究中心正、副主管及總辦事處一級主 管以上、
　　　　   院長、副院長等，因臨時宴請外賓所需餐費在新台幣 2 萬元以下者。