儀器設備借出、到貨與轉移流程

搜尋原分所、中央兩區及中正所有的財產列管狀態，請自此處下載資料庫查詢：

原分所區財產  (Google drive / records / InstrumentDatabase / Instrument_Database-IAMS.mdb)

中大區財產  (Google drive / records / InstrumentDatabase / Instrument_Database-NCU.mdb)

儀器到貨歸檔程序

  1. 新進儀器到貨時，必須將送貨單交由採購處的行政助理結案，並依規定填寫測試報告、貼財產標籤及拍照（需進真空的儀器，財產編號需鑚刻在儀器上，財產標籤則存放於該平台專屬的儲存盒），詳細規定及程序請參考採購程序網頁。

  2. 儀器手冊（含驅動程式、軟體）及測試報告須交由行政助理（手冊管理人）歸檔（原版入庫，影印本歸入手冊櫃） ，若有手冊電子檔則由行政助理放至 Google drive / instruments內。

    a. 各區有新進的實驗室設備儀器（依存放地點而非經費地點）時，採購者需將原版的手冊、驅動程式及軟體光碟交由採購區行政助理保管。務請先確認該儀器是否為僅有的一台，若存放地已有相同的儀器及備份手冊，請告知該區行政助理不需要再備份，以免浪費資源。行政助理需影印手冊及燒錄備份光碟，拷貝版交由採購者協同儀器設備庫存管理人歸檔於放置該儀器之實驗室的手冊櫃內，原版放在行政助理處。儀器若有零附件則必須收在保鮮盒內放置於儀器存放區內（交由儀器設備庫存管理人存放），盒上明顯標示其為何儀器之零附件盒。

    b. 儀器手冊電子版（廠商提供或上網下載）、驅動程式與軟體、儀器維修後的報告及記錄，請交給原分所區行政助理上傳至 Google drive / instruments。無則免。

    c. 實驗室內的手冊櫃內需依照公司名稱、型號、儀器名稱順序按照英文字母排序放置。

    d. 自製的電子儀器設備也需由負責的人撰寫其使用手冊，手冊內容需包含功能、測試報告、照片、電路圖、故障排除等項目，請交給行政助理將電子檔上傳至 group document database / home-made electronics。紙本交給實驗室維護人保存於手冊櫃內，並給予編號為：
        HME-XX-○、及名稱。XX表示為本實驗室內第幾台自製儀器，○表示為第幾版以英文字母標示。

設備轉換存放地程序

  1. 除非你確定只用幾天就親自還回去，設備從A區拿到B區時要寄「設備轉換存放區通知」給A區負責財產管理的行政助理，包含品名、廠牌、型號、財產編號等資訊。A區行政助理要進行該區所方要求的作業程序以及我們實驗室內部財產管理檔案裡的存放處的更改 。
  2. 將任何儀器拿到不同實驗室及不同區時一定要連同其在實驗室的拷貝版手冊（含光碟、測試維修報告、、、）等一起拿過去，但原版的不用移動。對於同一型號儀器我們有很多台者，若是要移去的地方已有手冊時自然不用移，若是那邊沒有但這邊也需要的（還有別台在），則就要再拷貝一份（找行政助理）。若是有針對該儀器特有的維修紀錄或維修零件則當然一定要跟著那一台走。

  3. 不要有需要看手冊或資料時才發現是在另一區的情況發生就好。

儀器設備借出與庫存管理

  1. 儀器設備主要以預計使用於某個自製儀器、實驗平台或應用平台為單位並附上該平台的維護人名字，由該平台的負責人（維護人）向行政助理借出與歸還，並註明使用於該平台的那個位置。舉例來說，某學生要借出一項儀器設備在高階諧波脈衝光源實驗站來進行實驗，此項儀器設備的借出者登記方式為『楊棨翔 - 高階諧波實驗站 (Lab310)』，即『平台維護人姓名－平台名稱』，各雷射維護人、實驗站、應用平台的名稱與該平台的維護或召集人可查詢設施維護項目與負責人員，不得自創平台名稱與亂填寫負責人。若是使用的實驗站或應用站具備多個實驗與應用平台，則由要使用儀器設備者自行找各平台的維護召集人協調要如何登記。行政助理借出時要確實檢查借出人所提供的資訊是否正確，以避免進行資料庫檔案登錄時發生問題。

  2. 過去各組都有保管非各組使用中的儀器設備，常造成每年清查財產時有人找不到財產或看到也不認識的狀況（雖然都已建立了照片資料庫，每年也都更新存放地點，但每年還是會有找不到的狀況），為避免每年的財產清查各研究組人員在清查時花費太多時間且同時做更好的管理，因此增設『儀器設備庫存管理員』來統一管理庫存的儀器設備。如果各組保管的儀器已使用於上游雷射系統、中游雷射電漿儀器與下游的應用平台，則依舊歸由各組來保管，若是已無使用的儀器，非長期使用的儀器，一律依保管駐區交由各區的儀器設備庫存管理員來保管。各組應確認組內的儀器保管清單是否有非正在使用的儀器，將要交給儀器設備庫存管理員的儀器確實拿著實物當面移交，儀器設備庫存管理員確認儀器型號、財產編號無誤後，雙方在清單上簽名，並由儀器設備庫存管理員記錄新的存放地點後，再將清單交給行政助理來更新資料庫，此類的儀器則做為庫存用途，清點產財產時則由儀器設備庫存管理員來進行。兩區的儀器設備庫存管理員應整頓出適當的空間來存放此類儀器，爾後研究組需要使用庫存儀器，若是需長期使用（一個月以上），則將儀器辦理保管組轉移的動作，若是暫時使用短時間則跟儀器設備庫存管理員登記借出。

其他注意事項

  1. 各儀器須有保養、維修時間表貼於其上。

  2. 若發現儀器有故障，應立即提報處理。

  3. 儀器禁止外借或攜至其他實驗室，若有需要須經設施總監同意。

  4. 每年實驗室會進行儀器設備盤點。方法詳見實驗室儀器設備盤點細則。

  5. 被列為封存管理的儀器，請依以下程序辦理：

          a.    封箱上層用電腦繕寫後列印出內容物，包含主儀器、配件、手冊、開機鑰匙及軟體等，及財產編號、保管組別、封存日期。
          b.    以電子郵件告知該區行政助理儀器封存後的放置地點。
          c.    由該區行政助理修改財產資料庫上的紀錄，即：修正Position欄位資訊、在Note欄位註明「封存管理」。

儀器元件狀況通報

實驗中弄壞的或發現壞掉的設備一定要儘速處理，以免阻礙他人或自己的研究工作。

物品（單價一萬元以下）管理辦法

         （列管條件）物品使用年限超過 2 年不會損壞，並且符合列管清單範圍的。
         （列管辦法）列管的物品除了會在行政人員處紀錄外，院方還會提供一張管理條貼在物品之上以作辨識，
                                 以備日後總統府派員抽查時用。
         （配合措施）若經判斷該物品之使用年限不超過 2 年，則應在內部請購單上註(3)一欄中打「×」;
                                 若有貼上管理條之物品未到年限即損壞，請將該物品交給行政助理處理，切勿隨意丟棄。