到貨程序

           1、貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：

                   a）invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
                         1. 發票掃描檔    （例   接頭等實驗室耗材一批_Invoice.pdf）
                         2. 送貨單掃描檔（例   接頭等實驗室耗材一批_Packing list.pdf）

                   b）提供 「物品管理」或「光學元件」輸入檔，輸入完畢請將輸入檔（儀器設備需附上照相檔）寄給計畫指導審查：

                        物品管理：Instrument_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
                                            照相細則，請參以下第14、15點。

                        光學元件：OpticsDatabase_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）

                                            I、原分所區經費購買的光學元件：
                                                 a.貨到原分所，請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區，亦須先編號後再轉運至中央區。
                                                 b.貨到中大區，請將光學元件交給中大區行政助理，等待原分所區行政助理給予編號後，即編寫上光學元件。

                                           II、中大區經費購買的光學元件，請參中大區元件到貨程序。若貨到原分所，作法同 I~b。

                                           註：光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未 經計畫指導審核通過的元件，
                                                   請通知行政助理先編給該元件所屬的內部編號，並由行政助理或需要借出的人(組)編寫上元件：（借用規定）

           2、無論是分批到貨，或者一次全數到貨，只要是貨到就必須發佈到貨通知。通知內容務必包括：
                 產品、型號、數量 、實際到貨日期，及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。

           3、發票交給行政助理報帳前，請將該案的購案編號寫在單據的右上角；若已墊付，請在內部購案管理輸入檔上的「Payment」中點選「Paid by applicant」。

           4、內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理所內採購程序。

           5、物品類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後， 請當事人將財產條碼貼在儀器上，
                 並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。細則：