中大區物品到貨接收程序
(Procedure for receiving goods)

一、光學元件到貨接收程序    二、儀器設備到貨接收程序    三 、原分所經費中大區到貨接收程序

一、光學元件到貨接收程序:

1. 採購人員需確實檢查到貨之元件，是否採購項目相符，並確認元件品質，如有刮傷、損壞，立刻聯絡廠商更換。

2. 採購人確認元件項目與品質後，請發到貨通知給實驗室人員(people@mlist.sinica.edu.tw)。

3. 請將元件相關資料填入OpticsDatabase_input_file，填妥後將檔案E-mail 給設施總監檢查。

4. 行政助理接到設施總監確認過的檔案後，會將其輸入光學元件資料庫，並進行元件編號。

5. 編號尚未完成前，請採購人妥善保管元件。

6. 行政助理將編號製成後，將會找採購人索取元件，將編號貼於元件包裝上，並交還採購人。

7. 採購人將光學元件歸入實驗室庫存區中。

二、儀器設備到貨接收程序:

1. 採購人員需確實檢查所採購之設備，須與採購項目相符，並確認設備品質，如有刮傷、損壞， 立刻聯絡廠商更換。

2. 十萬元以上經過公開招標程序所採購儀器設備到貨後需繳付「完成交貨安裝測試報告書｣(需用公司大小印鑑)。安裝測試報告書應該是由學校採購組寄給廠商，廠商用印後交給我們採購單位填寫，但是學校方面有時會漏寄。所以採購人應先詢問廠商是否有收到採購組的安裝測試報告書?如果廠商沒有收到。則可以向行政助理索取報告書。報告書經朱旭新老師簽章認可後，需交還給行政助理。

3. 採購人完成到貨手續後，需發出到貨通知給實驗室人員(people@gate.sinica.edu.tw)。

4. 採購人需將儀器設備相關資料輸入instrument_input.mdb。如果該設備是用在真空內，必須註明於輸入檔中的 Note 欄位。連同其照片寄給設施總監檢查， 照片相關規定如下：
   
   a）照相的基本要求，必須清楚照出： 儀器的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參 範本 的作法。）
   b ）儀器主體照相。電子檔檔名：財產編號 .jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）
   c）若儀器主體無法一次照出全貌，請以其他角度分別照相。電子檔檔名：財產編號 (2) .jpg（例：3100708-1234-0001 (2) .jpg）
   d）儀器手冊照相。電子檔檔名：財產編號 (manual) .jpg（例：3100708-1234-0001 (manual) .jpg）
   e）儀器配件照相。電子檔檔名：財產編號 (accessory) .jpg（例：3100708-1234-0001 (accessory) .jpg）
   f） 檔案大小盡量在100KB以下， 影像大小為 1024*768 pixel。
   

5. 檔案經設施總監確認後，行政助理會將其匯入儀器設備資料庫，給予實驗室儀器編號 ，並將編號交給採購人。採購人負責以自動標籤機將編號印出貼於儀器設備上。

6. 使用於真空內的儀器設備，行政助理會將實驗室儀器編號傳給採購人員，採購人負責將編號以鑽石雕刻刀刻於其上。

7. 將原版使用手冊及軟體交由行政助理備份，原版由行政助理歸檔收藏，備份版由行政助理在實驗室手冊櫃內建立資料夾存放。 所有零附件要裝在一個盒子內表示清楚，交由儀器設備庫存管理人存放。詳：儀器設備管理 之儀器到貨歸檔程序。

8. 非用於真空系統之儀器設備，行政助理會請請購人將校方財產標籤貼於其上；用於真空系統 之儀器設備，財產標籤貼紙由行政助理統一保存。

三 、原分所經費採購、至中大區交貨之接收程序

1. 凡由原分所經費購置，經中大區交貨者，若採購人員無法親至中大區點收者，採購人員應連絡中大區人員代替接應貨物，並說明交貨時間、交貨內容、存放位置……等，使中大區人員收到貨後，可立即將貨品定位，一旦接收完畢，中大區人員即應回報原分所人員進行後續開發票事宜。  

2. 中大區的應接人員只負責代收貨物，採購人員需自行負責完成原分所區的到貨接收程序，並辦理借出至中大區。