1、首先須確認原廠在台灣有獨家代理商或分公司。
2、找計畫指導(或設施總監)說明及討論所需購買的理由，並取得計畫指導(或設施總監)的認可。認可之後進行的程序如下：
a）向代理商詢價及議價，談定底價之後的報價單，請email給計畫指導(或設施總監)批示。電子檔包括：
1.
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）
「範本」
註：不擬列入財產控管的品項，務必在「Note」一欄中說明。（請先讀相關法則）
2. 報價單（掃描後存成 pdf 檔）（掃描格式）註：報價單的交易條件必須是
DDU 或
DDP。
2~1、詢價議價後（最低預估金額）的報價單
2~2、高於最低預估金額 10%的報價單
3. 議價紀錄（依據與廠商議價往來信件整理成書面紀錄pdf檔）
4. 相關技術資料（各項目的資料務必完整填寫）
5. 訂製品的設計圖檔案
6.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求）
註：若是以前有人買過的東西就 該請人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證， 屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。
7.
逕行採購理由書「表格」（若屬專利產品，須附上專利證明）「範本」
（若產品為原有採購之後續擴充，須將原財產編號附在議價理由書上）
「範本」
8. 若該購案不在該經費原核定項下，請另外提出「變更理由書」（敘明原先計畫書沒列，而現在要買的理由），
向國科會提出變更申請。
電子檔檔名之統一格式：
1. 電子信標題（例 電子購案：透鏡等光學元件一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
2. 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
3. 報價單掃描檔：
a. 詢價議價後的報價單（例
雷射及光學桌_最低預估金額_Quotation.pdf）
b. 高於最低預估金額 10%的報價單（例
雷射及光學桌_最高預估金額_Quotation.pdf）
b）計畫指導(或設施總監)會在內部購案輸入檔批示經費來源等資訊，並在報價單上數位簽名，然後寄給行政助理及請購者。
若有問題則來回修改審核。
3、審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務請向廠商重新索取新的報價單，並修改購案輸入檔之後一併寄給行政助理。報價金額應注意：
a）代理商：除非必要，否則應以含營業稅台幣報價；若必須採用外幣報價，以免除關稅及營業稅，需另附原廠授權書。
（原廠授權書需以正本與請購單一起提出，才可進行議價程序。因正本文件往返費時，為避免延誤購案，
可事先將原廠授權書以電郵方式寄給代理商轉原廠。）
b）分公司：含營業稅之台幣報價。（只含 5% 營業稅，不含關稅。）
4、審核通過後，下一步程序如下：
a）行政助理收到電子請購
案後，會以原信核發購案編號給請購者，同時在 file server上的 purchase records檔案夾
建立一子檔案夾
，以購案編號f取名（例 AB_131105-0001），內含購案輸入檔、報價單等相關技術資料），
並在經費賬目上預留該筆購案的款項。
b）請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
c）經本所採購審查小組審查通過及所長核可後才可向代理商下訂單。
d）下單後，必須跟對方確認收到，並確認知道如何辦理 。
5、行政助理需另備外幣採購申請書給行政室採購人員。（有代理商的購案才需要附此文件）
6、請購者應負責追蹤並掌握該購案的進度。
7、交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫。
9、等接近到貨期時（採購者自己記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。
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1、貨到時若箱子已開封且無代理商在場者，本實驗室踩拒絕簽收的方式，請貨運公司將貨物退還寄件人（即代理商）。
若未能如期到貨，經與計畫指導討論同意不予罰款，可於到貨期限前申辦延長到貨期限申請書「範例」。
2、《原分所》購案貨到程序可分兩區進行：
a）原分所區：不論是一次到貨或是分批到貨，貨到後不可逕行開箱作業，須由行政人員跟代理商約定時間，
三方在場時驗收，或依代理商的政策來決定是否先行開箱驗收。
驗收作業應由請購人在場負責驗收。請購人必須是具原分所專任助理身分之人員擔任；若請購人屬
兼任助理或學生，則需另請一位具原分所專任助理身分之人員在場。驗收通過請於驗收紀錄簽字。
註：簽字注意事項請詳閱貨到程序之第 7 項。
b）中 大 區：請購時即指定運至中央大學驗收並安裝的貨品，在原分所完成開標程序後，行政人員會將該案的
「驗收紀錄」及「測試報告」電子檔寄給行政助理，行政助理再將之轉給購案負責人，由採購者
或其保管組親自進行驗收，驗收無誤請在其上簽名及給總監簽名，然後交回給行政助理結案。
c）偶發狀況：廠商臨時通知要馬上送貨到中大（到了履約期限）。請購人需請中大的學生或助理代理點收，
但不進行開箱驗收的動作。請購人須另與代理商訂定日期一起開箱驗收。
【罰鍰】：代理商沒有按合約上的履約期限交貨，每日將處以購案總價千分之一的罰緩。
逾期未通過測試（從驗收通過當日起算在指定的天數內繳交），除非天災或不可規責廠商之由，
可於三日前提出延長測試理由書，否則廠商一律必須接受每日處以購案總價千分之一的罰鍰。
代理商逾期交貨，罰款是從指定交貨日起算，至貨到日止。貨到若沒有代理商派員當場開箱驗收，只
能算為到貨，不是驗收。須另與代理商訂定日期一起開箱驗收，不可自行開箱驗收；若驗收貨品的內
容或規格與報價單不符，則視同沒有交貨，將從履約期限起算處以購案總價千分之一的罰緩。
測試通過繳交報告後，行政室採購才進行付款給代理商的程序。
《中央大學》購案，依規定設備需在中大進行點收及測試，所以購案負責人可委託他人點收，測試則應該親自到中大進行測試。
儀器設備類到貨並點收合格後，請購案負責人填寫「驗收合格報告書」中的第四點，其餘項目則交由中大區行政助理
填妥
送交中大採購組，採購組會派人來進行驗收作業，同時拿「驗收紀錄」給請購人簽名即可。
3、驗收時要清楚設備有沒有缺少零件，元件（如鏡片）還要逐一目視檢查有無破裂毀損、鍍膜有無明顯問題（元件沒有後面的測試期），
因此不能只由一資淺的採購者進行，必須有資深人員（在本實驗室兩年以上資歷） 陪同。
貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：
a） invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
1. invoice 掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如 透鏡等光學元件一批_Invoice.pdf）
2.
packing list掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如 透鏡等光學元件一批_Packing list.pdf）
b）提供 「儀器設備」或「光學元件」輸入檔，輸入完畢請將輸入檔（儀器設備需附上照相檔）寄給計畫指導審查：
儀器設備：Instrument_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
儀器手冊及照相的細則，請參以下第17、19、20點。
光學元件：OpticsDatabase_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
I、原分所區經費購買的光學元件：
a.貨到原分所，請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區，亦須先編號後再轉運至中央區。
b.貨到中大區，請將光學元件交給中大區行政助理，等待原分所區行政助理給予編號後，即編寫上光學元件。
II、中大區經費購買的光學元件，請參中大區元件到貨程序。若貨到原分所，作法同 I~b。
註：光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未經計畫指導審核通過的元件，
請通知行政助理先編給該元件所屬的內部編號，並由行政助理或需要借出的人(組)編寫上元件：（借用規定）
4、無論是分批到貨，或者一次全數到貨，只要是貨到就必須發佈到貨通知。通知內容務必包括：
產品、型號、數量、實際到貨日期，及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。
5、行政助理會給你一張測試報告表（測試報告表應由行政室採購人員直接交給行政助理辦理後續作業，請勿代收轉交）
，
報告表的左上方會標示測試截止日期，務必遵照所訂期限送交；若因故無法如期送交，應儘早於期限截止前提出延長測試理由說明書。
6、行政助理會按時候提醒你完成測試報告的時間，倘若未準時在期限前送交測試報告是你的責任，行政助理只是負責提醒的工作。
7、填寫測試結果後，請於「測試報告」所屬欄位簽字再交給行政助理結案。
8、儀器手冊（含驅動程式、軟體），務必在儀器到貨的同時交給行政助理歸檔（原版入庫，影印本歸入手冊櫃）；
若屬自製儀器，設計圖應整理完整交給行政助理建/存檔。詳：儀器設備管理 之儀器到貨歸檔程序。
9、財產類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後，請當事人將財產條碼貼在儀器上
，
並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。細則：
a）照相的基本要求，必須清楚照出：儀器的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參範本的作法。）
b）儀器主體照相。電子檔檔名：財產編號 .jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）
c）若儀器主體無法一次照出全貌，請以其他角度分別照相。電子檔檔名：財產編號(2) .jpg（例：3100708-1234-0001(2).jpg）
d）儀器手冊照相。電子檔檔名：財產編號(manual) .jpg（例：3100708-1234-0001(manual).jpg）
e）儀器配件照相。電子檔檔名：財產編號(accessory) .jpg（例：3100708-1234-0001(accessory).jpg）
f） 檔案大小盡量在100KB以下，影像大小為1024*768 pixel。
g）註明儀器的使用位置。
h）若無法貼上財產標籤或需進真空的設備，請用鑽石雕刻刀刻上財產編號，照相時必須要有財產標籤在側。
10、若屬自製儀器，請遵照製作規定中之第三項規定辦理。照相規則同第19項。
11、完成以上步驟，採購程序才算結束。
1、首先應找計畫指導(或設施總監)說明及討論所需購買的理由，並取得計畫指導(或設施總監)的認可。進行程序如下：
a）向代理商詢價及議價，談定底價之後的報價單，請email給計畫指導(或設施總監)批示。電子檔包括：
1.
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）
「範本」
註：不擬列入財產控管的品項，務必在「Note」一欄中說明。（請先讀相關法則）
2. 報價單
（請掃描後存成 pdf 檔）（掃描格式）
2~1、詢價議價
（最低預估金額-台幣）後的報價單
2~2、高於最低預估金額 10%的報價單
3.
相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
4. 訂製品的設計圖檔案
5.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求）
註：若是以前有人買過的東西就該請人驗證（例如雷射工程師可找另一區較資深者，實驗室維護人可找擔任過的人），
若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，
屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。
6.
規格書(一)：不須於投標前提供測試樣品，請提供：
「公開招標規格書-台幣」「範例」
規格書(二)：必須於投標前提供測試樣品，請提供：
「公開招標規格書-台幣」及「光學元件測試流程及說明「範例」
7. 若該購案不在該經費原核定項下，請另外提出「變更理由書」（敘明原先計畫書沒列，而現在要買的理由），
向國科會提出變更申請。
電子檔檔名之統一格式：
1. 電子信標題（例 電子購案：透鏡等光學元件一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
2. 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
3. 報價單（例 透鏡等光學元件一批_Quotation.pdf）
a. 詢價議價後的報價單（例 透鏡等光學元件一批_最低預估金額_Quotation.pdf）
b. 高於最低預估金額 10%的報價單（例 透鏡等光學元件一批_最高預估金額_Quotation.pdf）
b）計畫指導(或設施總監)會在內部購案輸入檔批示經費來源等資訊，並在報價單上數位簽名，然後寄給行政助理及請購者。
若有問題則來回修改審核。
2、審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務請向廠商重新索取新的報價單，並修改購案輸入檔之後一併寄給行政助理。報價金額應注意：
a）代理商：國內廠商代理外商投標，除非必要，否則應以含營業稅台幣報價；若必須採用外幣報價，以免除關稅及營業稅，
需另附原廠授權書。（原廠授權書需以正本與請購單一起提出，才可進行議價程序。因正本文件往返費時，
為避免延誤購案，可事先將原廠授權書以電郵方式寄給代理商轉原廠。）
b）分公司：必須以含營業稅之台幣報價。（只含 5% 營業稅，不含關稅。）
3、審核通過後，下一步程序如下：
a）行政助理收到電子請購案後，會以原信核發購案編號給請購者，同時在
file server上的 purchase records檔案夾
建立一子檔案夾，以購案編號f取名（例 AC_131105-0001），內含購案輸入檔、報價單等相關技術資料），
並在經費賬目上(\budget\current budget\.xls)
預留該筆購案的款項。
b）請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
4、內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理所內採購程序：
a）文件備齊送行政室以「科研採購資訊網」之採購方式公告廠商來投標。
b）公告期間至少五(含)個日曆天，開標不受投標廠商家數限制(1家投標即得予以開標)。
c）上網公告後，行政助理會轉寄行政室採購通知開標日期的電子信給請購人，請購人需主動通知廠商投標。
d）如果採外幣報價，行政助理需另備外幣採購申請書給行政室採購人員。
5、國內廠商若不知如何投標，請其：a）直接到原分所行政室向承辦人吳淑慧小姐領標單，或撥2366-8291詢問。
b）直接上行政院工程會網頁 http://sucon1.pcc.gov.tw/
進行上網投標。
國外廠商的投標管道，請：a）傳真至 886-2-2366-0200
b）Email：bid@pub.iams.sinica.edu.tw
6、請購人向各代理商索取的報價單必須自己留一份作為日後追蹤及參考用。
7、得標後，以合約上的交貨日期為限；行政室採購組會負責追蹤並掌握該購案的進度。
若逾期交貨，由請購人跟主管討論後決定是否要罰款。
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1、貨到時若箱子已開封且無代理商在場者，本實驗室踩拒絕簽收的方式，請貨運公司將貨物退還寄件人（即代理商）。
若未能如期到貨，經與PI討論同意不予罰款，可於到貨期限前申辦延長到貨期限 申請書「範例」。
2、原分所的購案貨到程序可分兩區進行：
a）原分所區：不論是一次到貨或是分批到貨，貨到後不可逕行開箱作業，須由行政人員跟代理商約定時間，
三方在場時驗收，或依代理商的政策來決定是否先行開箱驗收。
驗收作業應由請購人在場負責驗收。請購人必須是具原分所專任助理身分之人員擔任；若請購人屬
兼任助理或學生，則需另請一位具原分所專任助理身分之人員在場。驗收通過請於驗收紀錄簽字。
b）中 大 區：請購時即指定運至中央大學驗收並安裝的貨品，在原分所完成開標程序後，行政人員會將該案的
「驗收紀錄」及「測試報告」電子檔寄給行政助理，行政助理再將之轉給購案負責人，若驗收無
誤，請在其上簽名及給總監簽名，然後交回給行政助理結案。
萬一行政人員未及準備即到貨，請自行將「驗收紀錄」及「測試報告」列印並填寫。程序同上。
c）偶發狀況：廠商臨時通知要馬上送貨到中大（到了履約期限）。請購人需請中大的學生或助理代理點收，
但不進行開箱驗收的動作。請購人須另與代理商訂定日期一起開箱驗收。
【罰鍰】： 代理商沒有按合約上的履約期限交貨，每日將處以購案總價千分之一的罰緩。
逾期未通過測試（從驗收通過當日起算在指定的天數內繳交），除非天災或不可規責廠商之由，
可於三日前提出延長測試理由書，否則廠商一律必須接受每日處以購案總價千分之一的罰鍰。
代理商逾期交貨，罰款是從指定交貨日起算，至貨到日止。貨到若沒有代理商派員當場開箱驗收，只
能算為到貨，不是驗收。須另與代理商訂定日期一起開箱驗收，不可自行開箱驗收；若驗收貨品的內
容或規格與報價單不符，則視同沒有交貨，將從履約期限起算處以購案總價千分之一的罰緩。
測試通過繳交報告後，行政室採購才進行付款給代理商的程序。
《中央大學》的購案，依規定設備需在中大進行點收及測試，所以購案負責人可委託他人點收，測試則應該親自到中大進行測試。
儀器設備類到貨並點收合格後，請購案負責人填寫「驗收合格報告書」中的第四點，其餘項目則交由中大區行政助理
填妥
送交中大採購組，採購組會派人來進行驗收作業，同時拿「驗收紀錄」給請購人簽名即可。
3、驗收時要清楚設備有沒有缺少零件，元件（如鏡片）還要逐一目視檢查有無破裂毀損、鍍膜有無明顯問題（元件
沒有後面的測試期），因此不能只由一資淺的採購者進行，必須有資深人員（在本實驗室兩年以上資歷） 陪同。
貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：
a） invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
1. invoice 掃描檔 （例 透鏡等光學元件一批_Invoice.pdf）
2.
packing list 掃描檔（例 透鏡等光學元件一批_Packing list.pdf）
b）提供 「儀器設備」或「光學元件」輸入檔，輸入完畢請將輸入檔（儀器設備需附上照相檔）寄給計畫指導審查：
儀器設備：Instrument_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
儀器手冊及照相的細則，請參以下第15、17、18點。
光學元件：OpticsDatabase_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
I、原分所區經費購買的光學元件：
a.貨到原分所，請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區，亦須先編號後再轉運至中央區。
b.貨到中大區，請將光學元件交給中大區行政助理，等待原分所區行政助理給予編號後，即編寫上光學元件。
II、中大區經費購買的光學元件，請參中大區元件到貨程序。若貨到原分所，作法同 I~b。
註：光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未經計畫指導審核通過的元件，
請通知行政助理先編給該元件所屬的內部編號，並由行政助理或需要借出的人(組)編寫上元件：（借用規定）
4、無論是分批到貨，或者一次全數到貨，只要是貨到就必須發佈到貨通知。通知內容務必包括：
產品、型號、數量、實際到貨日期，及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。
5、行政助理會給你一張測試報告表（測試報告表應由行政室採購人員直接交給行政助理辦理後續作業，請勿代收轉交）
，
報告表的左上方會標示測試截止日期，務必遵照所訂期限送交；若因故無法如期送交，應儘早於期限截止前提出延長測試理由說明書。
6、行政助理會按時候提醒你完成測試報告的時間，倘若未準時在期限前送交測試報告是你的責任，行政助理只是負責提醒的工作。
7、填寫測試結果後，請於「測試報告」所屬欄位簽字再交給行政助理結案。
8、儀器手冊（含驅動程式、軟體），務必在儀器到貨的同時交給行政助理歸檔（原版入庫，影印本歸入手冊櫃）；
若屬自製儀器，設計圖應整理完整交給行政助理建/存檔。詳：儀器設備管理 之儀器到貨歸檔程序。
9、財產類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後，請當事人將財產條碼貼在儀器上
，
並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。細則：
a）照相的基本要求，必須清楚照出：儀器的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參範本的作法。）
b）儀器主體照相。電子檔檔名：財產編號 .jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）
c）若儀器主體無法一次照出全貌，請以其他角度分別照相。電子檔檔名：財產編號(2) .jpg（例：3100708-1234-0001(2).jpg）
d）儀器手冊照相。電子檔檔名：財產編號(manual) .jpg（例：3100708-1234-0001(manual).jpg）
e）儀器配件照相。電子檔檔名：財產編號(accessory) .jpg（例：3100708-1234-0001(accessory).jpg）
f） 檔案大小盡量在100KB以下，影像大小為1024*768 pixel。
g）註明儀器的使用位置。
h）若無法貼上財產標籤或需進真空的設備，請用鑽石雕刻刀刻上財產編號，照相時必須要有財產標籤在側。
10、若屬自製儀器，請遵照製作規定中之第三項規定辦理。照相規則同第17項。
11、完成以上步驟，採購程序才算結束。
新台幣30萬元以上之議價案，完全授權由計畫主持人自行依規定逕行採購辦理，得免訂定底價、合約。
1、首先須原廠在國內無獨家代理商或經銷商，可以直接外購的方式辦理。
2、找計畫指導(或設施總監)說明及討論所需購買的理由，並取得計畫指導(或設施總監)的認可。認可之後進行的程序如下：
a）請email給計畫指導(或設施總監)批示，電子檔包括：
1.
內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）「範本」
註：不擬列入財產控管的品項，務必在「Note」一欄中說明。（請先讀相關法則）
2. 報價單（請掃描後存成 PDF 檔）（掃描格式）
註：報價單的交易條件可以是
FOB、DDU、DDP；FOB報價，請提供原廠本所FedEx帳號：150569680。
3. 議價紀錄（依據與廠商議價往來信件整理成書面紀錄pdf檔）「範本」
4. 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
5. 訂製品的設計圖檔案
6.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求）
註：若是以前有人買過的東西就 該請人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證， 屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。
7.
逕行採購理由書「表格」（若屬專利產品，須附上專利證明）「範本」
（若產品為原有採購之後續擴充，須將原財產編號附在議價理由書上）「範本」
8. 若該購案不在該經費原核定項下，請另外提出「變更理由書」（敘明原先計畫書沒列，而現在要買的理由），
向國科會提出變更申請。
電子檔檔名之統一格式：
1. 電子信標題（例 電子購案：透鏡等光學元件一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
2. 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
3. 報價單（例 透鏡等光學元件一批_Quotation.pdf）
b）計畫指導(或設施總監)會在內部購案輸入檔批示經費來源等資訊，並在報價單上數位簽名，然後寄給行政助理及請購者。
若有問題則來回修改審核。
3、審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務請向廠商重新索取新的報價單，並修改購案輸入檔之後一併寄給行政助理。
4、審核通過後，進行程序如下：
a）行政助理收到電子請購案後，會以原信核發購案編號給請購者，同時在
file server上的 purchase records檔案夾
建立一子檔案夾，以購案編號f取名（例 AC_131105-0001），內含購案輸入檔、報價單等相關技術資料），
並在經費賬目上(\\Ltl\bulletin\budget\current budget\.xls)
預留該筆購案的款項。
b）請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
5、內部採購程序完成後，行政助理即可開始辦理所內採購程序。
6、經本所採購審查小組審查通過及所長核可後才可向代理商下訂單。
7、如果原廠要求正式下訂單，行政助理會向行政室採購索取該案的「Purchase
Order number」，請購人在 Purchase
Order
（範例內紅色字部分需修改為符合此購案之內容）附上此案號作為正式的訂購單。訂購單必須寄一份給行政助理存檔。
7、請購者的購案資料必須自己留一份作為日後追蹤及參考用。
8、下單後，當事人應負責追蹤並掌握該購案的進度。
9、交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與原廠保持聯繫。
10、等接近到貨期時（採購者自己記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。
11、請務必確認該案的免稅令已辦妥（從購案提出起約 2 個星期核下），才可請原廠出貨。
12、出貨後，若是以 FedEx 運送，請購者自行上網追蹤貨運狀態。
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1、 若未能如期到貨，經與PI討論同意不予罰款，可於到貨期限前申辦延長到貨期限 申請書「範例」。
原分所的購案貨到程序可分兩區進行：
a）原分所區：貨到後必須由行政人員及購案負責人在場時驗收，不可逕行開箱作業。
驗收作業應由請購人在場負責驗收。請購人必須是具原分所專任助理身分之人員擔任；若請購人屬
兼任助理或學生，則需另請一位具原分所專任助理身分之人員在場。驗收通過請於驗收紀錄簽字。
b）中 大 區：請購時即指定運至中央大學驗收並安裝的貨品，在原分所完成開標程序後，行政人員會將該案的
「驗收紀錄」及「測試報告」電子檔寄給行政助理，行政助理再將之轉給購案負責人，若驗收無誤，
請在其上簽名及給總監簽名，然後交回給行政助理結案。
萬一行政人員未及準備即到貨，請自行將「驗收紀錄」及「測試報告」列印並填寫。程序同上。
c）偶發狀況：貨品若逕送到中大，請購人需請中大的學生或助理代理點收，請購人再擇日前往驗收及測試。
《中央大學》的購案：依規定設備需在中大進行點收及測試，所以購案負責人可委託他人點收，測試則應該親自到中大進行測試。
儀器設備類到貨並點收合格後，請購案負責人填寫「驗收合格報告書」中的第四點，其餘項目則交由中大區行政助理
填妥
送交中大採購組，採購組會派人來進行驗收作業，同時拿「驗收紀錄」給請購人簽名即可。
2、驗收時要清楚設備有沒有缺少零件，元件（如鏡片）還要逐一目視檢查有無破裂毀損、鍍膜有無明顯問題（元件沒有後面的測試期），
因此不能只由一資淺的採購者進行，必須有資深人員（在本實驗室兩年以上資歷） 陪同。
貨到驗收若符合規格，請購者將下列電子檔交給行政助理辦理結案：
a） invoice和packing list的紙本及電子檔，電子檔檔名之統一格式，如下：
1. invoice 掃描檔 （採購之物品品名_Invoice.pdf，如 透鏡等光學元件一批_Invoice.pdf）
2.
packing list掃描檔（採購之物品品名_Packing list.pdf，如 透鏡等光學元件一批_Packing list.pdf）
b）提供 「儀器設備」或「光學元件」輸入檔，輸入完畢請將輸入檔（儀器設備需附上照相檔）寄給計畫指導審查：
儀器設備：Instrument_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
儀器手冊及照相的細則，請參以下第24、26、27點。
光學元件：OpticsDatabase_input-file.mdb（點選連結後，請先儲存到個人電腦再使用）
I、原分所區經費購買的光學元件：
a.貨到原分所，請先將光學元件交給原分所行政助理等待編號。即使將用於中大區，亦須先編號後再轉運至中央區。
b.貨到中大區，請將光學元件交給中大區行政助理，等待原分所區行政助理給予編號後，即編寫上光學元件。
II、中大區經費購買的光學元件，請參中大區元件到貨程序。若貨到原分所，作法同 I~b。
註：光學元件到貨須先編號再登記借出使用。若急需上線使用卻尚未經計畫指導審核通過的元件，
請通知行政助理先編給該元件所屬的內部編號，並由行政助理或需要借出的人(組)編寫上元件：（借用規定）
3、開箱驗收後，若 Invoice 隨貨送到，依 17-a 程序辦理。
4、無論是分批到貨，或者一次全數到貨，只要是貨到就必須發佈到貨通知。通知內容務必包括：
產品、型號、數量、實際到貨日期，及內部請購單之PO number。電子郵件的標題務必標明該案之內部核定PO number。
5、行政助理會給你一張測試報告表（測試報告表應由行政室採購人員直接交給行政助理辦理後續作業，請勿代收轉交）
，
報告表的左上方會標示測試截止日期，務必遵照所訂期限送交；若因故無法如期送交，應儘早於期限截止前提出延長測試理由說明書。
6、行政助理會按時候提醒你完成測試報告的時間，倘若未準時在期限前送交測試報告是你的責任，行政助理只是負責提醒的工作。
7、填寫測試結果後，請於「測試報告」所屬欄位簽字再交給行政助理結案。
8、儀器手冊（含驅動程式、軟體），務必在儀器到貨的同時交給行政助理歸檔（原版入庫，影印本歸入手冊櫃）；
若屬自製儀器，設計圖應整理完整交給行政助理建/存檔。詳：儀器設備管理 之儀器到貨歸檔程序。
9、財產類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後，請當事人將財產條碼貼在儀器上
，並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。細則：
a）照相的基本要求，必須清楚照出：儀器的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參範本的作法。）
b）儀器主體照相。電子檔檔名：財產編號 .jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）
c）若儀器主體無法一次照出全貌，請以其他角度分別照相。電子檔檔名：財產編號(2) .jpg（例：3100708-1234-0001(2).jpg）
d）儀器手冊照相。電子檔檔名：財產編號(manual) .jpg（例：3100708-1234-0001(manual).jpg）
e）儀器配件照相。電子檔檔名：財產編號(accessory) .jpg（例：3100708-1234-0001(accessory).jpg）
f） 檔案大小盡量在100KB以下，影像大小為1024*768 pixel。
g）註明儀器的使用位置。
h）若無法貼上財產標籤或需進真空的設備，請用鑽石雕刻刀刻上財產編號，照相時必須要有財產標籤在側。
10、若屬自製儀器，請遵照製作規定中之第三項規定辦理。照相規則同第26項。
11、完成以上步驟，採購程序才算結束。
