原分所處理 1萬元以下購案之做法經審計部糾正，現在要求不論金額多寡，皆應先提出請購單經所長批准後才能採購，發票日必須是在批准日之後，惟有些小額墊款購案在執行上多有困難，因此所長同意就 1萬元以下因研究急需、必須銀貨兩訖的購案，當日的發票可在3個工作天內請款核銷，惟需另敘明理由。
所以1萬元以下的購案有兩種做法:
(1) 請盡量仿照 1–30萬元的購案的方式，先取得報價單，寄電子購案給老師批准，通過後才通知廠商下訂交貨，同時行政助理陳惠群會送出所方請購單。向廠商下訂時，務必告知廠商發票會在交貨後由行政助理通知開立；如果廠商要求發票隨貨附上，則請先向行政助理確認合適的發票日期，拿到發票後必須在一週內將發票交給行政助理陳惠群。
(2) 不得已需要先墊款採購再報帳者，務必在開發票當天或次日內寄電子購案給我，並且同時先通知行政助理陳惠群品項及金額，以讓她及時送出所方請購單，並在3個工作天內將發票交給行政助理陳惠群。尤其是注意以後絕不能有將此類發票累積一段時間再一起報帳的做法，開發票後必須在次日結束前立即辦理送出，若逾時無法請款核銷，將由各人自行吸收該貨款。
1、首先應找計畫指導(或設施總監)說明及討論所需購買的理由，並取得計畫指導(或設施總監)的認可。進行程序如下：
a）經向代理商取得報價單後，請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給計畫指導(或設施總監)批示。電子檔包括：
1. 內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）「範本｣
註：不擬列入財產控管的品項，務必在「Note」一欄中說明。（請先讀相關法則）
2. 報價單（請掃描後存成 PDF 檔）（掃描格式）
註一：外購案報價單的交易條件可以是
FOB、DDU 或
DDP。（說明、幾項要點）
註二：外購案若為 FOB 報價，應提供原廠本所 FedEx專屬帳號 150569680，以支付運費。因此，報價單上不應另計運費。
3. 相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）
4. 訂製品的設計圖檔案
5.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求）
註：若是以前有人買過的東西就 該請人驗證 ，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證，屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。
電子檔檔名之統一格式：
1. 電子信標題（例 電子購案：接頭等實驗室耗材一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）
2. 內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）
3. 報價單掃描檔（例 接頭等實驗室耗材一批_詢價議價後最低金額_Quotation.pdf）
b）總監和請購者討論，若無問題則在內部購案管理輸入檔輸入經費來源及其他資訊，加上數位簽名，然後同時寄給行政助理。
若有問題則與請購人來回修改審核。
c）在國外廠商不接受 DDU 或 DDP的交易條件下，付款條件請詳參說明。
2、審核過程中，報價單內容若有增刪或修改的部分，務請向廠商重新索取新的報價單，並修改購案輸入檔之後一併寄給行政助理。
3、審核通過後，進行程序如下：
a）行政助理收到電子請購案後，會以原信核發購案編號給請購者，同時在
file server上的 purchase records檔案夾
建立一子檔案夾，以購案編號f取名（例 AB_131105-0001），內含購案輸入檔、報價單等相關技術資料
，
並在經費賬目上預留該筆購案的款項。
b）請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。
c）確定預留款項後，才可向廠商下訂單；訂單以主管的簽字為有效。
d）報價單回傳訂購後，必須跟對方確認有收到。
e）國內購案，請在下單時註明：發票等貨到後由買方通知開立。
4、直接外購案，行政助理需另備預付款項切結書給行政室採購人員。
5、等待貨到。
※一萬元以下的購案可以逕購，但有兩種可能性，請依所屬狀況進行：
一、急需立刻外出進行採購：
1、依據上述 1- a~b 程序進行。
2、單項採購金額在 1萬元以下的，可先行墊付或向行政助理預支。
3、採購時，如果商家開立二聯式發票給你，發票抬頭要註明「中央研究院」五個字；
如果是收銀機開的發票，必須在商家打價錢之前，告訴商家你的統一編號：04193839。
如果漏打統一編號，請商家補蓋公司章來取代。
4、採購完畢，請依據上述 2- a~c 程序進行，發票紙本及電子檔交給行政助理登帳前，
請將該案的購案編號寫在單據的右上角，行政助理會依進度將墊款退還給你。
5、行政助理檢查無誤後，就可直接報帳請款。
6、完成以上步驟，採購程序才算結束。
7、物品類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後，請當事人將財產條碼貼在儀器上
，並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。 細則：
a）照相的基本要求，必須清楚照出：物品的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參範本的作法。）
b 儀器主體照相。電子檔檔名：財產編號 .jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）
c）檔案大小盡量在100KB以下 ，影像大小為1024*768 pixel。
d）註明儀器的使用位置
二、下單貨到後付款：
1、依據上述 1- a~b 程序進行。
2、確定預留款項後，才可向廠商下訂單，國內購案請註明「發票等貨到後由我方行政助理通知開立」；訂單以主管的簽字為有效。
3、報價單回傳訂購後，必須跟對方確認他有收到，確認他知道如何處置（例如，立即先下訂單，不用等正式採購，以爭取時效） 。
4、當事人的購案資料必須自己留一份作為日後追蹤及參考用。
5、下單後，當事人應負責追蹤並掌握該購案的進度。
6、交貨期應以報價單上的交貨期限為準，隨時與廠商保持聯繫。
7、等接近到貨期時（應在自己的電子筆記本上記錄），須再次詢問對方是否可準時出貨。
9、發票金額在 2千元以下者，依規定必須先行墊付；2千元以上者，可經會計匯款支付，除非廠商要求收取現金。
